برای بسیاری از سازمان‌ها، استفاده از تکنولوژی نوین به معنای عدم نیاز به تغییر فناوری در اتاق‌های جلسه هر سه تا چهار سال یک‌بار است. به طور کلی، سه قانون وجود دارد که باید هنگام ارزیابی و انتخاب تجهیزات صوتی سالن کنفرانس جدید در نظر بگیرید:
- مقیاس پذیر بودن (اندازه آن قابل تغییر باشد.)
- تا حد امکان انعطاف پذیر بودن.
- حداکثر ارزش سرمایه گذاری را داشتن.
با پیشرفت فناوری در فضای کنفرانس، ممکن است هنگام انتخاب تجهیزات صوتی سالن کنفرانس گیج شوید. اما نگران نباشید، ما اینجا هستیم که به شما کمک کنیم تا با چند مرحله ساده یک اتاق کنفرانس مدرن و مطابق با تکنولوژی روز ایجاد کنید.
طراحی سالن کنفرانس مدرن
-
مرحله اول، ایجاد محیط‌های انعطاف پذیر
انتخاب یک فضای مناسب برای جلسات یا فعالیت‌های مشابه ممکن است کسل کننده باشد، اما مهمترین قانون در ایجاد یک فضای کنفرانس مدرن و مطمئن، انعطاف پذیری است.
به عنوان مثال، می‌خواهید از یک اتاق به عنوان فضای آموزشی استفاده کنید، اما از همان فضا می‌توانید به عنوان اتاق ارائه یا اتاق جلسه نیز در شرکت استفاده کنید.
بنابراین، انعطاف پذیری هنگام طراحی هر فضایی به این معنی است که شما باید به عنوان یک سیاست مهم در نظر داشته باشید که محل کار و نیازهای شرکت پویا است، و می‌تواند روز به روز تغییر کند و طراحی انجام شده باید با تمام این نیازها حتی در سال های آینده مطابقت داشته باشد.
برای ادغام انعطاف پذیری در فضاهای کنفرانس خود، می‌توانید
- از تنظیماتی استفاده کنید که یا از فناوری بی سیم استفاده می‌کنند یا می‌توانند روی دیوارها و سقف‌ها نصب شوند و در عین حال از فضای موجود به خوبی استفاده کنند.
- دوربین‌های کنفرانس باید تمام زوایا را نشان دهند یا حتی، به‌طور خودکار میدان دید را طوری تنظیم کنند که همه شرکت‌کنندگان در جلسه قابل رویت باشند.
- اتاق کنفرانس خود را طوری ترتیب دهید که از مزایای سیستم ویدئو کنفرانس استفاده کنید.
-
مرحله دوم، از اکوسیستم‌های صوتی استفاده کنید
ما دیده‌ایم که چگونه کنفرانس ویدیویی، ارتباطات تجاری را به روشی که حتی یک دهه پیش هیچ‌کس فکرش را نمی‌کرد، سریع‌تر، کارآمدتر و حتی متحول کرده است. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها عکس این موضوع را تجربه می‌کنند، کارمندان احساس می‌کنند که کمتر درگیر و مرتبط با کار خود هستند.
یکی از محرک‌های اصلی این امر، استفاده از سیستم های صوتی با عملکرد ضعیف هستند. با توجه به شیوع ویروس کرونا و نیاز ناگهانی به انجام کارها از راه دور (دورکاری)، تعداد زیادی از شرکت‌ها مجبور شدند سیستم‌های صوتی خود را به سرعت تطبیق دهند.
درنتیجه، اختلالات صوتی مداوم ناشی از استفاده از سیستم‌های ضعیف، باعث از دست دادن حجم زیادی از بهره‌وری و ناامیدی کارمندان شده است. مدرن کردن تجهیزات صوتی سالن کنفرانس، به معنای استفاده از اکوسیستم‌های صوتی طراحی شده برای محیط‌های کاریِ انعطاف پذیر است.
-
مرحله سوم، سرمایه گذاری در تجهیزات مناسب برای شغلتان
همکاری، تنها به دیدن سایر کارمندان ختم نمی‌شود، بلکه باید بتوانید به راحتی در کار باهم هماهنگ باشید. برای به دست آوردن بهترین نتیجه برای فناوری کنفرانس، می‌توان از سیستم‌های پیشرفته برای ایجاد فرآیند ارتباطی استفاده کرد.
ابزارهای بیشتری که می تواند به کنفرانس ویدیویی اضافه شده و برای تیم شما مفید باشد عبارتند از:
- برد هوشمند
- ویدئو کنفرانس
- دستگاه‌های تبلت برای نت برداری
- سیستم کنفرانس
- ویدئو پروژکتور
هر یک از این موارد به شما امکان می‌دهد اطلاعات را با گروه گسترده‌ای به اشتراک بگذارید و به طور همزمان به همه اجازه دهید در فرآیند خلاقانه سهیم باشند. این نوع ابزارهای دیجیتال تخصصی، برای بخش‌های خلاقی که استوری‌بردها، اسکریپت‌ها و محتواهای بصری را توسعه می‌دهند، عالی هستند.
با این حال، تیم‌های خلاق تنها کسانی نیستند که می‌توانند از راه‌اندازی کنفرانس شما بهره ببرند. افزونه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری می‌توانند تقریباً به هر بخشی که نیاز به پخش تصاویر، نمودارها و اطلاعات مربوط به گزارش‌ها و ارائه‌ها دارد، کمک کند.
با تکنولوژی نوین، فناوری کنفرانس شما، با اطمینان از اینکه هر فردی که از آن استفاده می‌کند ابزارهای مورد نیاز برای موفقیت را در اختیار دارد، شروع می‌شود و به پایان می‌رسد!
همیشه هدف نهایی یعنی مدرن کردن فناوری کنفرانس خود را در نظر داشته باشید
با پیروی از این قوانین، می‌توانید از همه ابزارهایی که در کنفرانس ارائه می‌شود، بهره کامل ببرید، کارایی کارکنان شما با استفاده از راه‌حل‌هایی کارآمد بهبود می‌یابد، و بهتر از همه، سرمایه‌گذاری در تجهیزات و سیستم‌های مناسب به این معنی است که می‌توانید سال‌های متمادی را بدون دغدغه از کار افتادن تجهیزات و نیاز به تعمیر و تعویض سپری کنید.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
