هر روز، حدود ۱۱ میلیون جلسه تجاری برگزار می شود. این جلسات ۳۷ درصد از میانگین ساعت کاری کارمندان را در بر می گیرد.
براساس گزارشی درباره ی وضعیت جلسات در سال ۲۰۱۹، هزینه جلسات با برنامه ریزی ضعیف در سال ۲۰۱۹ به ۳۹۹ میلیارد دلار در ایالات متحده و ۵۸ میلیارد دلار در انگلستان خواهد رسید. در نتیجه، مردم وقت کافی برای اتمام کار خود نخواهند داشت.
در نیروی کار مدرن، که بسیاری از شرکت ها از کارمندان داخلی و کار از راه دور پشتیبانی می کنند، تجهیزات اتاق کنفرانس باید قابل اعتماد و ایمن باشند. اگر فناوری موجود در دفتر از وظایف روزمره کارکنان پشتیبانی نکند، افراد در مکان های مختلف نمی توانند از طریق کنفرانس صوتی و تصویری به هم متصل شوند، یا افراد درون دفتر جای فیزیکی برای دیدار ندارند، در نهایت بهره وری و کار آن ها تحت تأثیر قرار می گیرد. که این تأثیرگذار بر نتایج نهایی شرکت است.
این چک لیست تجهیزات کنفرانس به این منظور است که شرکت شما را در مسیر حفظ محیط کار سالم و کارآمد قرار دهد.
وقتی تجهیزات و منابع اتاق کنفرانس ایجاد مشکل می کنند
تحقیقات نشان می دهد که حداقل دو جلسه در یک هفته احتمالاً به خاطر مشکلات تجهیزات فناوری مختل خواهد شد. داده ها در نمایشگرها ظاهر نمی شوند، اتصالات ارتباط از راه دور از بین می روند یا از کار می افتند، و صدای صوتی و تصویری بد باعث می شود که مشاهده و شنیدن برای شرکت کنندگان از راه دور دشوار شود.
میانگین زمان صرف شده برای رفع این مشکلات: ۵/۳۱ دقیقه. برای شرکتی با ۲۵۰ کارمند هزینه سالانه این ناکارآمدی مربوط به فناوری تقریباً ۲۵۰،۰۰۰ دلار است.
خرابی تجهیزات اتاق جلسه به همان اندازه که هزینه زیادی دارند ناامید کننده هستند.
سرانجام، بهره‌برداری از فضا کاهش می یابد زیرا مردم به این فناوری اعتماد ندارند که فناوری اتاق کنفرانس همانطور که به آن نیاز دارند کار خواهد کرد و آن ها ملاقات را به روش های دیگر و مکان های مختلف شروع می کنند. در یک دفتر باز که حواس پرتی زیادی ایجاد می کند، فناوری اتاق کنفرانس غیر قابل اعتماد می تواند در تمرکز افراد اختلای ایجاد کند. اگر همه تماس تلفنی را به صورت آزاد شروع کنند، می توانید تصور کنید که چقدر دفتر بی نظم و پر سرو صدا می شود.
اما با این حال روش هایی برای به حداقل رساندن این نوع مسائل مربوط به تجهیزات اتاق کنفرانس وجود دارد. این همان چیزی است که ما توصیه می کنیم.
چک لیست برای جلوگیری از دردسرهای تجهیزات سالن کنفرانس
هیچ مجموعه ای از تجهیزات اتاق کنفرانس کاملا بدون مشکل نیست. برای اینکه مطمئن شوید جلسات شما پربار است، لازم است که برنامه های تهیه نسخه پشتیبان را آماده کنید. برخی اقدامات پیشگیرانه هستند که شما می توانید هنگام تنظیم فن آوری در سالن های کنفرانس دفتر خود انجام دهید.
روی فناوری هایی تمرکز کنید که برای کارمندانتان مفید باشند
یک نظرسنجی در مورد تجهیزات سالن کنفرانس تهیه کنید و در شرکت توزیع کنید تا درک کنید کارمندان چه فناوری برای انجام کار خود و چه مواردی در زمینه بهره وری در محل کارنیاز دارند. با استفاده از سؤالاتی مانند:
- در جلسات شما چه نوع فناوری ضروری است؟
- در جلسات شما چه نوع تجهیزاتی خوب است که وجود داشته باشد؟
- رزرو یک اتاق کنفرانس، از قبل یا در محل، برای شما آسان است؟
- آیا با فناوری کنفرانس صوتی و تصویری مشکلی دارید؟
- آیا فکر می کنید اتاق های جلسه به اندازه کافی وجود دارد؟
- آیا فناوری و امکانات اتاق کنفرانس با جلساتی که می خواهید انجام دهید مطابقت دارد؟
استانداردی را برای فناوری در هر اتاق کنفرانس انتخاب کنید
هر اتاق کنفرانس در دفتر شما باید برای همه کارمندان قابل دسترسی باشد. یک استاندارد را در نرم افزار برنامه ریزی اتاق کنفرانس، نمایشگرهای اتاق، کنفرانس های صوتی و ویدیویی و سیم کشی انتخاب کنید. این امر همچنین از سردرگمی کارکنان جلوگیری می کند. با افزایش محبوبیت کار از راه دور، مهم است که اطمینان حاصل کنید که هر اتاق کنفرانس مجهز به سیستم ارتباطات از راه دور است. The Meeting Owl یک دوربین فیلمبرداری چرخشی است که بر اساس کسی که در یک جلسه صحبت می کند حرکت می کند و گزینه بسیار خوبی برای سرمایه گذاری برای ایجاد اتاق های همایش شما از راه دور است.
اطمینان حاصل کنید که روند اتصال دستگاه های شخصی ساده و سریع است.
هنگامی که کارمندان باید با استفاده از دستگاه های خودشان متصل شوند، احتمال بروز مشکلات چندین برابر می شود. اگر افراد چند دقیقه اول جلسه را صرف تلاش برای یافتن کابل های مناسب، آداپتورها و شبکه WiFi کنند، زمان زیادی از دست خواهد رفت.
ادامه این مقاله را می توانید از اینجا مطالعه کنید.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
