اگر بخش اول این مقاله را نخواندید ابتدا لیست تجهیزات اتاق کنفرانس برای برگزاری جلسات (بخش اول) را مطالعه کنید و دا ادامه همراه ما باشید.
روی نرم افزاری برای برنامه ریزی اتاق کنفرانس سرمایه گذاری کنید که دیدگاهی در مورد نحوه استفاده از اتاق های جلسه ارائه دهد.
ایجاد امکان برنامه ریزی جلسات برای کارمندان باعث کمک کردن به آنالیز اتاق جلسه می شود و دیدگاهی را درباره اینکه در واقع کارمندان از فضای کاری چگونه بهره می برند و هم چنین نقاط کور و مسائلی که می توانند بهبود یابند را ارائه می دهد. با استفاده از این دیدگاه ها، شرکت شما می تواند به سؤالاتی مانند:
- آیا دفتر شما از فضای ملاقات کافی برخوردار است؟
- چه موقع تعداد جلسات بیشتری برگزار می شوند؟
- آیا اتاق های کنفرانس و اتفاقاتی که در داخل آن ها رخ می دهد به خوبی مطابقت دارند؟
- کدام فضاها در دفتر بیشترین بازدید را دارند؟ کدام ها فایده ای ندارند؟
با استفاده از این اطلاعات، شرکت ها درک بهتری از تجهیزات و امکانات اتاق کنفرانسی که بهتر نتیجه می دهند به دست می آورند و آن ها را در مکان های بیشتری استفاده می کنند.
خط مشی برای رزرو اتاق کنفرانس شرکت تعیین کنید.
سیاستی را تنظیم کنید که شامل نحوه استفاده از فناوری در هر اتاق جلسه، همراه با نحوه برنامه ریزی فضاها با استفاده از تقویم شرکت یا یک نرم افزار برنامه ریزی معتبر باشد.
راهنمایی ها:
یک راه حل عالی: نام و رمز شبکه خود را در اتاقی بنویسید که افراد بتوانند آن را به راحتی مشاهده کنند. شرکت کنندگان می توانند به محض ورود به اتاق وارد سیستم شوند. به یاد داشته باشید که آن را به روز کنید.
اگر از نرم افزار استفاده می کنید، می توانید ورود به سیستم را به جزئیات اتاق اضافه کنید و افراد می توانند هر زمان اطلاعات را پیدا کنند.
همچنین می توانید اندکی قبل از جلسه، نامه ای با اعتبار ورود به سیستم برای کارمندان مورد نظر ارسال کنید.
در صورت قطع اتصال از راه دور چه باید کرد
فرض کنید در بخشی از جلسه شما، فیلم شما روی صفحه منجمد می شود. صدای شما ضعیف است، پژواک دارد، یا کاملاً از قطع می شود. افراد حاضر در اتاق جلسات با افراد دور افتاده و برعکس صحبت می کنند. این فقط گوشه ای از مشکلات است.
راه حل ها:
روی یک سیستم برنامه ریزی اتاق جلسه سرمایه گذاری کنید که به افراد امکان می دهد مشکلات تجهیزات را به طور مستقیم در صفحه نمایش به IT گزارش دهند.
یک جلسه آزمایشی با یک یا دو شرکت کننده قبل از جلسه اصلی انجام دهید. اگر شرکت شما از کارمندان از راه دور تشکیل شده است، حتماً یکی از آنها را در این تست دعوت کنید. در صورت امکان، در خارج از سازمان خود با فرد از راه دور نیز ارتباط برقرار کنید.یک پلتفرم پشتیبان کنفرانس ویدیویی آماده داشته باشید. از افراد بخواهید قبل از جلسه، به این سیستم عامل وارد شوند. در این صورت، هر کس آماده خواهد بود در صورت عدم موفقیت سیستم عامل اصلی، به سیستم پشتیبان سوئیچ کند.
آیا تجهیزات اتاق در دفتر شما تغییر می کند یا جابه جا می شود؟ اگر از Google Apps استفاده می کنید، می توانید تقویم منابع اتاق را برای نگه داشتن مکان های تجهیزات اتاق جلسه خود تنظیم کنید. با این مراحل آسان می توانید آن تقویم ها را با افراد خارج از سازمان خود به اشتراک بگذارید.
تلویزیون هایی که روی پایه های چرخدار سوار شده اند را در طراحی دفتر خود بگنجانید تا کارکنانی که در آخرین لحظه نیاز به تماشای تماس دارند، حتی در اتاق بدون تلویزیون بتوانند این کار را انجام دهند.
چه کار باید کرد وقتی دستگاه ها به تلویزیون اتاق کنفرانس وصل نشوند
اسلایدهای شما آماده پخش هستند اما در تلویزیون اتاق کنفرانس ظاهر نمی شوند. یا شاید ویدیوی شما نمایش داده شود، اما صدا نداشته باشد.
قبل از رزرو اتاق های کنفرانس، کارمندان باید از امکانات رفاهی بررسی کنند که WiFi دفتر در آن مکان قوی است. اگر اتاق جلسه بی سیم نیست، مهم است که جلسه را با ترکیب مناسب کابل ها و آداپتورها آغاز کنید.
اگر هنگام اتصال مکالمه صوتی یا تصویری یک مسئله اتصال بوجود آمد، کارمندان نباید وحشت کنند. گاهی اوقات مسئله ای بزرگتر است که فقط فناوری اطلاعات می تواند آن را حل کند، اما گاهی وقت ها مشکل پیچیده نخواهد بود.
از میزهای اتاق ملاقات با پریزها و صندوقهای اتصال که از قبل نصب شده اند استفاده کنید، یا اتصالات ساده را بدون اتصال کابلهای سرتاسر جدول یا طبقه فراهم کنید. جعبه های مدیریت سیم را می توان در زیر یک میز، و یا به طور عمودی در کنار پای میز قرار داد.
اگر لازم است که سیم ها از روی زمین کشیده شوند، از یک پوشش کابل ساده استفاده کنید که روی زمین قرار دارد. سعی کنید چیزی انتخاب کنید که باعث زمین خوردن افراد نشود.
آیا کارمندان می دانند اتاق مورد نظر خود دارای تلویزیون است؟ یا وایت برد؟ اینکه قبل از جلس دقیقاً بدانید تجهیزات در یک اتاق چیست کمک کننده خواهد بود. شما ممکن است یک سند مشترک ایجاد کنید که منابع اتاق را برای هر اتاق کنفرانس لیست کند. نرم افزار اتاق شما هم می تواند کمک کند. به عنوان مثال، کاربران رابین می توانند آنچه را که در یک اتاق است در صفحه جزئیات فهرست کنند.
فناوری اتاق کنفرانس معتبر باعث می شود جلسات به خوبی اجرا شود
تجهیزات اتاق کنفرانس هرگز نباید محور جلسات باشند. در واقع، آنها باید آنقدر راحت کار کنند که کارمندان حتی نفهمند که برای تنظیم این تجهیزات چه حجم کاری انجام شده.
مؤثرترین تجهیزات اتاق کنفرانس به سادگی، بی صدا و با قدرت کار می کنند. با داشتن فن آوری قابل اعتماد در کنفرانس، جلسات بسیار راحت تر برگزار می شوند.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
