سالن جلسات جایی است که نحوه عملکرد شرکت در آن فرمولسازی می شود. جایی است که تصمیمات مهم در آن گرفته شده و پیشرفت شرکت تحلیل و بررسی می شود. به طور خلاصه می توان گفت که مرکز عصب اداره است. پس باید تا حد ممکن کارآمد باشد. تکنولوژی صوتی و تصویری اصلی ترین نیاز طبیعی سالن جلسات است چون موجب بهبود سخنرانیها و تسهیل گفتگو با پرسنل خارج از اداره می شود. البته این فقط شروع کار است چون با توسعه روش A/V، پرسنل شرکت در حقیقت شروع به دنبال کردن جلسات می کنند.
چگونه تکنولوژی A/V موجب ارتقای سالن جلسات می شود؟
فضای جلسات به طور معمول دارای یک میز و چند صندلی است. در تجارت های کوچک که تنها چند کارمند حضور دارند نیازی به تسهیلاتی بیش از این نیز نمی باشد اما برخی شرکت ها از فضایی که در اختیار دارند آنطور که باید استفاده نمی کنند. یک جلسه کارآمد فراتر از نشستن چند نفر اطراف یک میز است به طوریکه فضای سرد و بی روح موجب می شود افراد نتوانند آنطور که باید درجلسات مشارکت داشته باشند. اگر یک شرکت، میزبان مشتریان و شرکای بالقوه ای باشد وجود تجهیزات سالن جلسات که تاثیر مثبتی روی آنها داشته باشد بسیار سخت است و این یک مشکل جدی است.
روشهای A/V به منظور جلب توجه اشخاص و هدایت کردن آنها به سمت محتوایی که باید شنیده یا دیده شود طراحی شده است. برخی از این روشها عبارتند از:
- نمایش دیجیتالی که پرزنتیشن های بصری را چه به صورت پاورپوینت، ویدئو، انیمیشن یا فقط تعدادی عکس یا تصاویر شماتیک با کیفیت بالا نشان می دهد. یک تصویر شفاف می تواند روح تازه ای به پرزنتیشن بدهد و تمرکز بیشتری برای اعضای شرکت کننده در جلسه ایجاد کند. پرزنتیشن های بصری به خاطر سپردن اطلاعات را نیز تسهیل می کند.
- سیستم کنفرانس صوتی و تصویری: اتاق کنفرانس باید تنها به همین منظور مورد استفاده قرار بگیرد تا با استفاده ار تجهیزات سالن جلسات درست در آن بتوان با شرکا و اشخاصی که در سراسر جهان هستند نیز ارتباط برقرار کرد. سیستم های مدرن می توانند افراد را از چند مکان مختلف وارد یک جلسه خاص کنند و امکان گفتگوهای رو در رو را بدون نیاز به سوار شدن به هواپیما فراهم آورند.
- برد هوشمند یا تعاملی: این ابزارها زمانیکه با نرم افزارهای سازگار با خودشان منطبق می شوند به سخنران اجازه می دهند تا رسانه ها را به روشی کاملا جدید ارائه دهند. داده ها و تصاویر را می توان بهتر های لایت کرد، تصاویر گرافیکی را می توان برای بررسی بیشتر چرخاند و ارائه دهنده می تواند از کارمندان رای گیری کند تا بازخورد آنها را بسنجد. این یک روش ساده برای حفظ تمرکز اشخاص در جلسه است و همچنین می تواند دید دقیقتری نسبت به درک تیم از موضوعات و نحوه برگزاری جلسه ایجاد کند.
در یک A/V تخصصی مانند ویدئو پروژکتور، تمام این روشها همراه با هم وجود دارد که موجب می شود یک اتاق کنفرانس محقر به یک ابزار قدرتمند برای شرکت تبدیل شود. این ابزارها موجب ارتقای آموزش، شکوفایی ابتکارات، بهبود جلسات استراتژیک و رروابط با مشتریان می شود. نحوه استفاده از این سیستم ها و حفظ و نگهداری آنها نیز بسیار ساده است بنابراین شرکت ها می توانند فورا از فضای جدید خود بهره لازم را ببرند.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
