در این مقاله قصد داریم ۵ قانون مهم برای برگزاری جلسات پربازده و کارآمد را معرفی کنیم پس با ما همراه باشید.
راهکار های برگزاری جلسات
-
به موقع و آماده باشید
در واقع، واضح ترین مسئله این است که اساسی ترین قانون رسیدن به موقع و با ظاهر مناسب در جلسه است که نشاندهنده ادب شماست. همچنین باعث صرفه جویی در وقت با ارزش و افزایش بهره وری در جلسه می شود. اگر همه شرکت کنندگان در یک سطح اطلاعات قرار داشته باشند، دیگر نیازی به ارائه گزارش در ابتدای جلسه در مورد مطالب یا توضیح زمینه برای کسانی که خود را آماده نکرده اند، وجود ندارد. اما بدتر از آن، شرکت کنندگان با آمادگی ضعیف بخاطر اینکه از سایرین خجالت می کشند سؤال نمی کنند و کل جلسه بیهوده برگزار می شود.
-
هدف و ماهیت جلسه را مشخص کنید
هدف جلسه چیست؟ آیا می خواهید اطلاعات مربوط به آخرین حضور شرکت خود را در نمایشگاه تجاری به اشتراک بگذارید؟ آیا این جلسه در مورد حل مشکلات برای فرآیندهای کاری ناکارآمد است؟ یا اینکه بخش شما باید از لحاظ استراتژیک طراحی شود؟ شما باید اهداف و انتظارات خود را در فرم دعوت به جلسه و مجدداً در ابتدای جلسه بیان کنید. جلسه را با توجه به اهداف تعدیل و در پایان به طور خلاصه آن را ارزیابی کنید. آیا تمام اهداف در طول جلسه محقق شده اند؟ اگر اینطور نیست باید این کار را در صورت جلسات ضبط کنید تا کار ناتمام، بخشی از دستور کار جلسه بعدی شود.
-
اهمیت زمان
وقت طلاست! به منظور اطمینان از تلف نشدن زمان در جلسات طولانی غیر ضروری، باید الزامات زمانی به شدت رعایت شود.
این فقط به مدت زمان جلسه محدود نمی شود. به هر موضوع در دستور کار نیز می توان زمان مشخصی اختصاص داد. به این ترتیب، شما از نظر محتوایی اجازه نمی دهید که یک بحث پر جنب و جوش موجب از دست رفتن زمان شود. به منظور رعایت محدودیت های زمانی، می توانید برای پایان زمان یک موضوع، یک هشدار زمان تعیین کنید که پایان وقت موضوع جاری و شروع موضوع بعدی را یادآوری کند.
-
حضور داشته باشید – نه فقط فیزیکی!
بعضی اوقات، به خصوص در جلسات طولانی تر دشوار است که توجه خود را به موضوع متمرکز کنید. با این وجود حین جلسات کنفرانس، مکالمات خصوصی را با بغل دستی خود شروع نکنید. این نه تنها غیرعادی است بلکه عملکرد سایر شرکت کنندگان را مختل می کند و می تواند بر بهره وری کل جلسه تأثیر منفی بگذارد.
-
منصف و صمیمی باقی بمانید
به طور فعال به سایر شرکت کنندگان گوش دهید وکلام آن ها را قطع نکنید. هنگام انتقاد، شما نباید واکنش احساسی نشان دهید، فقط بطور واقعی استدلال کنید. انتقاد همیشه باید سازنده باشد، هرگز مخرب نباشد. به منظور به حداقل رساندن حواس پرتی و ترویج ارتباط چهره به چهره در اتاق جلسات، استفاده از گوشی هوشمند را ممنوع کنید.
نتیجه گیری
یک آئین نامه فکری جلسات و یک اتاق جلسات که به خوبی آماده شده است، کنفرانس ها را نه تنها برای همه شرکت کنندگان خوشایند تر، بلکه بسیار کارآمدتر خواهد کرد. در دراز مدت، وجود یک فرهنگ پویا در جلسات به موفقیت شرکت شما کمک می کند. اگر احساس می کنید که یک موضوع لزوماً نیاز به یک جلسه کامل ندارد یا اینکه برای رفع یک مشکل، جایی برای بحث در جلسه نیست و همه چیز به سادگی حل می شود، قرار جلسه را لغو کنید! اگر تردید دارید می توانید با یک ایمیل یا یک پیام معمولی دریابید که برگزاری جلسه ضرورتی ندارد.
برای کسب اطلاعات در خصوص طراحی و تجهیز اتاق جلسات می توانید مقاله چگونه اتاق کنفرانس ایده آلی داشته باشیم را مطالعه کنید.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نواوران تحقیق
