مانند هر مکان دیگری، عناصر خاصی برای طراحی یک اتاق کنفرانس ویدیویی عالی وجود دارد. شما نیاز به ایجاد فضایی راحت برای جلوگیری از بروز مشکلات ناخواسته در هنگام برگزاری جلسات خواهید داشت. خوشبختانه اغلب شرکت ها و سازمان ها حداقل یک اتاق مناسب دارند که می توانند به راحتی آن را به اتاق کنفرانس ویدئویی ایده آل تبدیل کنند.
چه چیزهایی باید در یک اتاق کنفرانس گنجانده شود؟
از ویژگی های یک اتاق کنفرانس خوب می توان به در دسترس و راحت بودن آن اشاره کرد. اتاق های کنفرانس باید شامل تمام نیاز های افراد برای یک جلسه ایده آل، موفق و با بازدهی بالا باشند. به منظور ایجاد یک اتاق کنفرانس ایده آل باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:
روشنایی
درست مثل یک فیلم برداری حرفه ای، روشنایی و نور محیط یکی از مهمترین عوامل در هنگام استفاده از تجهیزات ویدئو کنفرانس می باشد. اغلب شرکت ها و سازمان ها از سیستم روشنایی معمولی برای اتاق های جلسات شان استفاده می کنند که برای برگزاری یک کنفرانس ویدئویی ایده آل کافی نیست. در نظر داشته باشید تا حد امکان، نور پردازی را در جاهایی که حضار در جلسه نشسته اند تقویت کنید تا دوربین ها بتوانند با وضوح هر چه بیشتر و با کیفیت بالایی چهره افراد، حالات صورت و حرکات آنها را نمایش دهد.
علاوه بر نورپردازی داخلی اتاق کنفرانس، می بایست فکری هم برای نوری که از فضای بیرون اتاق و به ویژه نوری که ممکن است در روزهای آفتابی از طریق پنجره ها به داخل اتاق وارد شود ، بکنید. برای حل این مشکل می توانید به راحتی با اضافه کردن پرده های مناسب از ورود نور اضافی به اتاق کنفرانس ویدئویی جلوگیری کنید.
پوشش سطح اتاق کنفرانس
قبل از اینکه شروع به تجهیز اتاق کنفرانس خود بکنید، بهتر است که سقف، دیوارها و کف اتاقی که قرار است کنفرانس در آن برگذار شود را مورد ارزیابی قرار دهید. اگر کفپوش های چوبی دارید ، ممکن است نیاز به استفاده از فرش یا موکت برای کاهش صدای اضافی ناشی از حرکت پاها یا حتی صندلی ها باشد.
اتاق های بزرگ ممکن است انعکاس صدا داشته باشند. حتی ممکن است به دلیل جنس دیوار ها و درخشندگی و انعکاس نور آنها، نیاز به اعمال تغییراتی در طراحی اتاق وجود داشته باشد. این نکته را در نظر داشته باشید که سطوح نرم تر انعکاس صدا را از بین می برند در حالی که سطوح سخت تر آن را بیشتر منعکس می کنند. هر چه اتاق کنفرانس ساکت تر باشد، کیفیت صدا و برگزاری جلسات بهتر خواهد بود.
از چه چیزهایی باید در اتاق کنفرانس اجتناب و دوری کنید.
به ازای هر اتاق کنفرانسی که به بهترین شکل سازمان دهی شده است، اتاق کنفرانسی هم وجود دارد که با توجه به هزینه های زیادی که انجام شده است، اتاق بسیار شلوغ، کیفیت سطوح بسیار ضعیف و تکنولوژی های موجود با دسترسی سخت تعبیه شده اند که تاثیرات منفی بر کیفیت جلسات برگذار شده و در نتیجه کسب و کار خواهد داشت.
از شیشه ها کمتر استفاده کنید.
معماری مدرن به استفاده از شیشه ها علاقه ی خاصی دارد. اتاق هایی که از دیوار های شیشه ای ، پنجره ها و میز های شیک استفاده کرده اند، محیط کاری جذابی را به وجود می آورند، اما برای برقراری ویدئو کنفرانس مناسب نیستند. در این گونه اتاق ها، صدا به راحتی منعکس می شود و کیفیت صدا با توجه به این انعکاس صدا به شدت کاهش می یابد و حسی که به شنونده القا می شود اینگونه است که گویا فردی در انتهای یک راهرو ایستاده است و برای رساندن صدایش به شما در حال داد زدن است. شیشه ها علاوه بر انعکاس صدا، نور را هم به راحتی منعکس می کنند و این موضوع می تواند منجر به اختلال در عملکرد دوربین های اتاق کنفرانس شود.
از رنگ ها و طرح های روشن دوری کنید.
اتاق هایی که با رنگ ها و طرح های روشن آراسته شده اند ممکن است محیط جذابی برای محل کار افراد به حساب آیند اما برای برقراری ویدئو کنفرانس مناسب نیستند.
از اتاق های مرکزی دفتر کار استفاده نکنید.
در برخی از موارد این موضوع اجتناب ناپذیر است اما اتاق های مرکزی دفاتر معمولا از نظر آلودگی های صوتی جزو شلوغ ترین اتاق ها به شمار می روند، چرا که صدای تولید شده توسط کارکنان همه ی اتاق های هم جوار بر روی آنها تاثیر منفی می گذارد.
فضای اتاق کنفرانس باید چقدر باشد.
با وجود اینکه ویدئو کنفرانس از محبوبیت زیادی برخوردار است، برخی بر این باورند که راه اندازی اتاق کنفرانس بسیار هزینه بر می باشد و برای کسب و کارهای کوچک تر مناسب نیست. اما حقیقت این است انعطاف ویدئو کنفرانس به همه ی کسب و کار ها این اجازه را می دهد تا از مزایای استفاده از ویدیو کنفرانس بهره مند شوند. فضاهای بزرگ تر نیاز به استفاده از دوربین های قوی تر و بزرگتر خواهند داشت در حالی که اتاق کنفرانس کوچک تر با استفاده از دوربین های کوچک تر هم می توانند به بهترین نحو از مزایای آن استفاده کنند. در واقع هزینه تجهیزات فضاهای کوچک تر متناسب با فضای کاری کاهش می یابند.
تکنولوژی ویدئو کنفرانس می تواند باعث گسترش کسب و کار شما و مشارکت بیشتر و فرصت های شغلی بیشتر خواهد شد. در صورتی که به تجهیز اتاق های کنفرانس خود فکر می کنید اما از نحوه تجهیز کردن و هزینه های آن اطلاعات چندانی ندارید، می توانید با تماس از مشاوره رایگان کارشناسان بخش ویدئو و سیستم کنفرانس نوآوران تحقیق بهره مند شوید
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
