برگزاری کنفرانس و جلسات بخشی از زندگی روزمره صاحبان کسب و کارها شده است و از همین رو بسیاری از مردم بر این باورند که اتاق برگزاری جلسات ، می تواند تاثیر زیادی بر روی مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه شما بگذارد.
از دکور اتاق کنفرانس گرفته تا چیدمان و همین طور جزئیات ساده ای که می توان در این فضا در نظر گرفت. هر کدام از این ویژگی ها کمک می کنند تا محیط سالن کنفرانس شما شرایطی داشته باشد که میهمانان شما احساس خوشایندی در حین برگزاری جلسه داشته باشند.
جزئیات بسیار دیگری نیز وجود دارد که به بهبود جلسات شما کمک شایانی می کند، به عنوان مثال استفاده از تکنولوژی ها و ابزارهای نوین در سالن کنفرانس و قرار دادن بخشی از فضای سالن برای پذیرایی از حاضرین، نه تنها جلوه و کلاس خاصی به نحوه ارائه شما در سالن مورد نظر می دهد بلکه این تضمین را هم می دهد که حاضرین در جلسه مجذوب کنفرانس شما شوند.
سالن کنفرانس بایستی شامل چه امکاناتی باشد؟
زمانی که اتاق کنفرانس را بررسی می کنید بایستی این مسئله را در نظر بگیرید که کسب و کار شما دقیقاً به چه مواردی احتیاج دارد و این را هم باید در نظر گرفت که سالن کنفرانس چه امکاناتی را در اختیار شما قرار می دهد. به عبارت دیگر ویژگی های سالن و ایده های نو شما بخش بیشتری از مواردی را شامل می شود که برای یک سالن خوب و برگزاری کنفرانس مناسب بایستی در نظر گرفت:
پذیرایی از شرکت کنندگان – آیا سیستم پذیرایی در محل سالن کنفرانس تعبیه شده است یا این که بایستی برای شرکت کنندگان نوشیدنی و خوراکی را از جای دیگر مهیا کنید ؟
مشتریان گرسنه بی توجه به جلسه می شوند و به راحتی حواسشان پرت می شود.
چیدمان – آیا چیدمان سالن کنفرانس با روش و سبک برگزاری کنفرانس حرفه ای همخوانی دارد ؟ آیا این چیدمان به شما اجازه می دهد که به درستی با مشتریانتان ارتباط برقرار کنید؟
مبلمان – آیا مبلمانی متناسب با سالن شما در محل کنفرانس قرار دارد ؟ آیا صندلی ها و میزهای استفاده شده در محل با نیاز شما برای برگزاری کنفرانس هماهنگی دارند ؟
امکانات و تجهیزات – آیا تجهیزات موجود در سالن کنفرانس همان چیزی است که شما برای برگزاری جلسه نیاز دارید ، مثلاً آیا سالن کنفرانس مجهز به دیتاپروژکتور سقفی ، صفحات نمایش و سیستم های سمعی بصری می باشد؟
قابلیت دسترسی – آیا محل سالن شما برای مشتریانی که از فواصل دور و حتی شهرستان ها به محل جلسه می آیند به سادگی قابل دسترس است ؟
چگونه موارد ذکر شده بر مشتریان من اثر می گذارند؟
سبک و مدل سالن کنفرانس می تواند از بسیاری جنبه ها اثری عمیق بر مشتریانتان بگذارد و چه خوب می شود اگر مشتری شما را اولین بار در این فضا ملاقات کند، زیرا در این صورت برداشت اولیه مشتری از شما فوق العاده خواهد بود. اگر شما دنبال این هستید که در همان ابتدا مشتری خود را تحت تاثیر قرار دهید سالن کنفرانس شما می تواند به این امر کمک زیادی بکند.
بهره وری این موضوع می تواند افزایش پیدا کند زمانی که محل برگزاری کنفرانس متناسب با شان پرسنل شما چیده شده باشد و این موضوع تضمین خواهد کرد که کارمندانتان همیشه در همه امور با دقت و هوشیار هستند.
القا کردن این حس به کارمندان زمانی میسر می شود که میز پذیرایی سالن همیشه از نظر خوراکی ها و آشامیدنی ها تکمیل باشد و چیدمان داخل اتاق به صورتی باشد که آن ها حس برابری و مشارکت را در زمان برگزاری جلسه داشته باشند.
