برنامه‌ریزی و اداره کردن یک جلسه موفق
خوب اداره کردن یک جلسه، باعث ایجاد نتایج مثبت و افزایش میزان تولید می‌شود. این کار همچنین شرایطی را برای افراد فراهم می‌آورد تا بتوانند از نظرات دیگران استفاده کنند و خلاقیت گروهی را گسترش دهند. عدم برنامه‌ریزی مناسب و یا اداره نکردن موثر جلسات، باعث اتلاف وقت شرکت‌کنندگان و سازمان شما می‌شود. این‌گونه جلسات همچنین باعث ایجاد احساس ناامیدی و افزایش میزان کار کارمندان می‌شود. شما در این مقاله مطالبی درباره چگونگی استفاده بهینه از جلسات را خواهید آموخت، خواه جلسات به صورت حضوری باشند، خواه تلفنی و یا به صورت آنلاین.
در چه مواقعی باید جلسه برگزار کرد؟
قبل از برگزاری یک جلسه، از خودتان بپرسید که آیا این کار ضرورت دارد؟ برگزاری جلسه باعث صرف وقت افراد می‌شود به همین دلیل، این کار یکی از پرهزینه‌ترین روش‌ها برای انجام کارها است. ممکن است بتوان کاری را به صورت تلفنی، ارسال یک یادداشت و یا ارسال یک نامه الکترونیکی انجام داد. برای مثال اگر فقط می‌خواهید اطلاعاتی را در اختیار سایرین قرار دهید و نیازی به دریافت نظرات و بازخورد آنها ندارید، ارسال یک یادداشت کفایت می‌کند. اگر جلسات را تنها هنگامی که این کار ضرورت دارد برگزار کنید، به عنوان فردی شناخته خواهید شد که وقت سایرین را با برگزاری جلسات غیرضروری به هدر نمی‌دهد.
برگزاری یک جلسه ممکن است برای انجام کارهای زیر لازم باشد:
- به اشتراک‌گذاری اطلاعات در گروه
- حل یک مسئله در گروه
- طوفان فکری
- برنامه‌ریزی و تعیین اهداف
- فراهم آوردن زمینه برای بیان مشکلات توسط افراد و اینکه بدانند نظراتشان شنیده می‌شود
- پیشبرد یک پروژه و یا از سر گیری یک فرایند که دارای تاخیر است
- ایجاد انگیزه، به ویژه برای پروژه‌هایی که از مقبولیت کافی برخوردار نیستند
- دریافت نظرات افراد بیشتر
- یافتن آثار مربوط به تغییرات مورد نظر در بخش‌های مختلف سازمان و اصلاح برنامه‌ها مطابق با این اثرات
- ایجاد روابط کاری و تقویت کارهای گروهی
- ایجاد مسئولیت‌پذیری گروهی برای انجام یک کار
- جشن پیروزی
از قبل برنامه‌ریزی کنید و آمادگی داشته باشید
برای برگزاری یک جلسه، از قبل برنامه‌ریزی کنید. این کار از اتلاف وقت شما و سایرین جلوگیری می‌کند. اگر از قبل آمادگی نداشته باشید، شرکت‌کنندگان در جلسه متوجه این موضوع خواهند شد.
- در مورد علت برگزاری جلسه صریح و شفاف باشید. اهداف برگزاری جلسه را یادداشت کنید. این کار را باید در قالب یک یا دو جمله انجام دهید.
- تصمیم بگیرید که چه افرادی باید در جلسه حضور داشته باشند. تنها افرادی را دعوت کنید که حضورشان در جلسه ضرورت دارد. ممکن است بتوانید با استفاده از سایر روش‌های به اشتراک‌گذاری اطلاعات، تعداد شرکت‌کنندگان را محدود کنید. برای مثال در صورت امکان از شرکت‌کنندگان بخواهید تا اطلاعات خود را در اختیار سایر کارکنان و همکارانشان قرار دهند.
- زمان مورد نیاز برای جلسه را تعیین کنید. در برخی از سازمان‌ها معمولا یک ساعت و نیم زمان برای برگزاری یک جلسه در نظر گرفته می‌شود در حالی‌که زمان مورد نیاز تنها یک ساعت است. در این مواقع و برای استفاده از ساعات باقی مانده، بحث‌ها طولانی خواهند شد. سعی کنید مدت زمان برگزاری جلسه را تا حد امکان کاهش دهید. در صورتی که به اهداف خود دست یافتید می‌توانید جلسه را زودتر از زمان مقرر به پایان برسانید.
- افراد را تا حد امکان، از قبل در خصوص برگزاری جلسه مطلع کنید. اطلاعیه‌ای را در خصوص برگزاری جلسه به وسیله نامه الکترونیکی ارسال و در آن علاوه بر هدف، تاریخ، زمان و مکان برگزاری جلسه، شماره تماس را ذکر کنید.
- دستور کار جلسه را تهیه کنید. داشتن دستور کار مشخص به شما کمک می‌کند تا یک جلسه موفق داشته باشید. دستور کار باید موارد زیر را به صورت شفاف مشخص کند:
- تاریخ و طول مدت برگزاری جلسه
- محل برگزاری جلسه و اطلاعات مورد نیاز برای تماس و یا اتصال به شبکه برای جلسات تلفنی، ویدئو کنفرانس‌ها و جلسات آنلاین
- خلاصه‌ای از اهداف برگزاری جلسه
- موضوعات مورد بحث
- زمان اختصاص یافته به هر یک از دستور کارها
- برای برگزاری جلسه زمان مناسبی را انتخاب کنید. جلسه را در ساعات میانی روز برگزار کنید. سعی کنید از برگزاری جلسه در ساعات اولیه یا پایانی روز پرهیز کنید. همچنین برای برگزاری جلسات تلفنی و یا جلساتی که از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌کنید، اختلاف ساعت در مناطق مختلف جهان را در نظر داشته باشید.
- دستور کار و سایر جزوات مربوط به جلسه را از قبل در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید تا آنها نیز بتوانند خود را برای جلسه آماده کنند. دستور کار را حداقل دو روز قبل از برگزاری جلسه ارسال کنید. این کار همچنین باعث یادآوری زمان برگزاری جلسه می‌شود.
- چگونگی استفاده از ابزارهای بصری و سایر ابزارهای کمکی مورد نیاز خود مانند را یاد بگیرید. قبل از برگزاری جلسه بررسی کنید که ابزارهای مورد نیازتان شامل دستگاه ویدئو، تخته سفید و ماژیک، نرم‌افزار پاورپوینت و … در محل برگزاری جلسه وجود دارد. چگونگی استفاده از این ابزارها را از قبل یاد بگیرید.
- جلسه را از چند روز قبل، به تمام افراد یادآوری کنید. اگر دستور کار و اطلاعیه یادآوری جلسه را هم‌زمان ارسال کرده باشید نیازی به انجام این کار نیست.
اداره کردن یک جلسه
- به افراد خوشامد بگویید و در صورتی‌که فرد جدیدی در جلسه حضور دارد و یا در صورتی‌که افراد یکدیگر را نمی‌شناسند از همه بخواهید تا خود را معرفی کنند. این کار را برای جلساتی که از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌کنید نیز انجام دهید.
- مجددا هدف از برگزاری جلسه را بیان کنید. در ابتدای جلسه و با استفاده از عبارت «ما اینجا جمع شده‌ایم تا …» دستور کار جلسه را به طور خلاصه مرور کنید.
- یکی از اعضا را به عنوان دبیر جلسه انتخاب کنید. فردی که هدایت جلسه را بر عهده دارد نباید دبیر جلسه نیز باشد.
- روند برگزاری جلسه را بر موضوع کار جلسه متمرکز کنید. اگر شما رئیس جلسه هستید باید افراد را به گونه‌ای هدایت کنید که تنها در خصوص دستور کار جلسه مذاکره کنند. هنگامی که شرکت‌کنندگان از موضوع اصلی فاصله می‌گیرند آنها را به سمت موضوع اصلی هدایت کنید. برای این کار می‌توانید از عبارت‌هایی مانند «اجازه بدهید در خصوص موضوع جلسه بحث کنیم، این نظر را می‌توان در جلسه‌ای دیگر بررسی کرد» استفاده کنید.
- در جلسات تصمیم‌گیری و یا مشارکتی همه افراد را تشویق کنید تا در جلسه مشارکت داشته باشند. سعی کنید افرادی که در جلسه صحبت نمی‌کنند را به مشارکت تشویق کنید. جلوگیری از صحبت کردن تنها یک یا دو نفر از افراد و گفتگوی دوجانبه آنها موجب خشنودی سایرین نیز می‌شود.
- اختلاف نظرها را مدیریت کنید. به افراد اجازه انتقاد از سایرین را ندهید. به همه اطمینان خاطر دهید که نظراتشان شنیده شده و مورد احترام سایرین قرار خواهد گرفت.
- در صورت کاهش علاقه شرکت‌کنندگان، روند و قالب جلسه را تغییر دهید. می‌توانید این کار را با پرسیدن یک پرسش مانند «امروز می‌خواهیم به چه هدفی برسیم؟» انجام دهید. همچنین می‌توانید از افراد بخواهید تا نظراتشان را بیان کنند و یا می‌توانید به موضوع دیگری از دستور کار جلسه بپردازید. همچنین می‌توانید جلسه را زودتر از زمان مقرر به پایان برسانید و اهدافتان را به گونه‌ای دیگر پیگیری کنید.
- در طول جلسه زمان‌هایی را برای استراحت در نظر بگیرید. متخصصان پیشنهاد می‌کنند که مدت زمان یک جلسه، بدون در نظر گرفتن زمان استراحت نباید بیشتر از ۹۰ دقیقه باشد. به اعضا اجازه دهید تا در صورت نیاز به مدت ۵ تا ۱۵ دقیقه اتاق جلسه را ترک کنند. زمان شروع مجدد جلسه را به شرکت‌کنندگان اطلاع و آن را مطابق برنامه انجام دهید.
- زمان را مد نظر داشته باشید.
- در پایان جلسه، موارد مهم و اقدامات بعدی را جمع‌بندی کنید. کارها و گام‌های بعدی را برای پیگیری، مشخص کنید. در صورت لزوم یادداشت‌هایی را با هدف پیگیری مصوبات جلسه ارسال کنید.
- جلسه را در زمان مقرر و با یک عبارت مثبت به پایان برسانید. برای مثال می‌توانید از عباراتی مانند «این یک گام اولیه عالی بود. ما امروز کارهای زیادی را انجام دادیم» استفاده کنید. فراموش نکنید که از همه به خاطر شرکت در جلسه تشکر کنید.
- وظایف محول شده و زمان انجام کارها را پیگیری کنید. برای شرکت‌کنندگان یک نامه الکترونیکی شامل پیشرفت‌های ایجاد شده، کارها و وظایف افراد ارسال کنید. همچنین، پس از هماهنگی با دبیر جلسه، یادداشت‌های تفصیلی وی را به منظور پیگیری، به همراه نامه الکترونیکی ارسال کنید.
سعی کنید جلسات دوره‌ای کارکنان مفید باشد
- مطمئن شوید که جلسات تیمی، رئیس محور نیستند. آیا اعضا تیم عمدتا سوالات و نظراتشان را با شما مطرح می‌کنند و یا اینکه مستقیما با یکدیگر تعامل برقرار می‌کنند؟ اعضا را برای کمک به یکدیگر تشویق کنید. شرایطی را فراهم کنید تا بیان یک ایده باعث ایجاد خلاقیت در دیگران شود. توجه داشته باشید که اعمال قدرت مدیر در گروه باعث ایجاد محدودیت در به اشتراک‌گذاری ایده‌ها می‌شود.
- از اعضای تیمتان بخواهید تا به نوبت هدایت جلسات دوره‌ای را بر عهده بگیرند. می‌توانید متناسب با موقیعت، وظایف افراد را در جلسات تغییر دهید.
- جلسات متعدد و کوتاه مدت برگزار کنید. بر روی یک یا دو موضوع متمرکز شوید، در مسیر مشخصی حرکت کنید و زمان جلسه را حداکثر ۳۰ دقیقه درنظر بگیرید. این‌گونه جلسات روش مناسبی برای حل مسائل ساده و پایه‌ای و به روز نگه داشتن اطلاعات افراد است.
- در صورت امکان جلسات را در مکان‌های مختلف برگزار کنید. آیا می‌توانید جلسات را در دفاتر مختلف برگزار کنید؟ آیا می‌توانید در خارج از محل کار با اعضا ملاقات داشته باشید؟ آیا می‌توانید در محل صرف غذا و یا هنگام نوشیدن قهوه با یکدیگر ملاقات داشته باشید؟ انجام این کارها از ایجاد بی‌انگیزگی در افراد جلوگیری می‌کند. همچنین سعی کنید از روش‌های مختلفی برای ارائه مطالب استفاده کنید. برای مثال در یک جلسه مطالب را به صورت چاپ شده دراختیار افراد قرار دهید و در جلسه بعد از اسلاید برای ارائه مطالب استفاده کنید و ….
- در صورت امکان و با هماهنگی مدیر خود روزهای مشخصی از هفته و یا ساعات مشخصی از روز را تعیین کنید که در آنها هیچ جلسه‌ای برگزار نشود.
- جلسه را به گونه‌ای هدایت کنید که برای همه افراد سودمند باشد. سعی کنید با به‌کارگیری روش‌های گوناگون تمام افراد در جلسه مشارکت داشته باشند. نظراتشان را بپرسید و نظرات خوب را با بیان عبارات مثبتی مانند « این سوال خوبی است» و یا «این ایده خوبی است»، ادامه دهید.
- بازخورد و نظر افراد را بپرسید. نظر افراد در خصوص جلسات دوره‌ای کارکنان چیست؟ چه اقداماتی را می‌توان برای بهبود جلسات گروه انجام داد؟ به نظر شرکت‌کنندگان، برگزاری جلسات چه زمانی ضرورت دارد و آنها در چه زمان‌هایی می‌توانند بیش‌ترین کمک را بکنند؟
یکی از تکنولوژی های مهم امروزی برای اثربخشی بیشتر جلسات سیستم های کنفرانس صوتی هستند که درباره آنها می توانید مقالات دیگر ما را مطالعه نمایید.
