سالنهای کنفرانس در هر سازمان و اداره ای محل میزبانی و پذیرایی از مدیران عالیرتبه ، مدعوین و خبرنگاران میباشند. علاوه بر دکوراسیون و تزئینات که در اولین نگاه توجه حضار را به خود جلب میکند ، امکانات حرفه ای صوتی و تصویری موجود در سالن باعث آسایش و آرامش حضار در حین برگزاری جلسه و اثرگذاری بیشتر مطالب بیان شده توسط سخنرانان میشود.
استفاده از سیستمهای کنفرانس صوتی حرفه ای با امکاناتی از قبیل قابلیت استفاده بی سیم (WIRELESS)، امکان رأی گیری(VOTING) ، تصویربرداری و چرخش اتوماتیک دوربین(AUTO TRACKING) ، ترجمه همزمان و قابلیت ضبط تصاویر جلسه باعث ارتقا کیفی جلسات اداری و آموزشی شما میـگردد. در همین راستا نگاهی اجمالی به امکانات و تجهیزات قابل نصب در یک سالن کنفرانس مدرن خواهیم داشت :
• سیستم کنفرانس صوتی
• سیستم تصویربرداری خودکار
• سیستم پخش تصویر
• سیستم صوتی جانبی
• سیستم ویدئو کنفرانس
سیستم کنفرانس صوتی
اصلی ترین و ملموس ترین جزء در هر سالن کنفرانس میکروفنهای نصب شده بر روی میز میباشند و تمام امکانات مورد نیاز ریاست و شرکت کنندگان بر روی این کنسول ها قرار دارد . علاوه بر زیبایی و استحکام ظاهری ، امکانات سخت افزاری و نرم افزاری از قبیل امکان رای گیری ، ترجمه همزمان ، خروجی هدفون و رکوردر از جمله امکانات قابل دسترسی بر روی کنسول های کنفرانس است .
با توجه به فراگیر شدن استفاده از سیستم های بی سیم در تمام صنایع و تجهیزات ، میکروفنهای کنفرانس بیسیم نیز بعلت محاسنی از جمله کاهش تعداد میکروفنها بعلت قابلیت جابجایی بین نفرات ،عدم نیاز به برشکاری و سوراخکاری بر روی میز ، سهولت و سرعت در نصب مجدد و عدم نیاز به کابل کشی که در اختیار کاربر قرار میدهد بعنوان بروزترین تکنولوژی در این صنعت معرفی و توصیه میگردد.کیفیت صدای بلندگوهای داخلی ، گیرندگی میکروفن ها و سهولت در تنظیمات نیز از جمله نکات دیگری است که توصیه میگردد مورد توجه خریداران قرار گیرد.
سیستم تصویربرداری خودکار (AUTO TRACKING)
پیش از این ضبط و ذخیره سازی تصاویر جلسات بصورت دستی و توسط فیلمبردار انجام میگرفت ، در این حالت فیلم حاصله هیچ ارتباطی با سیستم کنفرانس صوتی نداشته و صدای عمومی سالن بر روی آن ضبط میگردید ، علاوه بر آن چرخشهای دوربین به سمت سخنران و یا گم کردن احتمالی سخنران نیز باعث ضعف و آزار دهندگی بصری فیلم آرشیوی برای بینندگان می گردید.
در سیستمهای نوین تصویربرداری سالنهای کنفرانس ، چرخش دوربین به سمت سخنران بصورت خودکار و در کسری از ثانیه انجام میگیرد و ضریب خطای تصویربرداری به صفر میرسد . بعلت یکپارچه بودن این سیستم با سیستم کنفرانس صوتی ، عملا نیازی به فیلمبردار و یا ایجاد تغییرات بر روی خروجی صدا و تصویر وجود ندارد و تصاویر جلسه به صورت میکس شده قابل پخش ، انتقال و یا ذخیره سازی میباشند.
سیستم پخش تصویر
برای پخش فیلم ، نمایش فایلها ، پخش تصویر سخنران و یا کنفرانس ویدئویی نیاز به استفاده از صفحات نمایش بزرگ میباشد . استفاده از ویدئو پروژکتور ، صفحات پلاسما و ال سی دی عمومی ترین و استاندارد ترین روش پخش تصویر میباشد. همچنین امکان انتقال و نمایش تصویر لپ تاپ سخنرانان بر روی نمایشگرها از جمله امکانات مفیدی است که باعث ارتقا سطح کیفی و اثرگذاری بیشتر جلسات میگردد . سایز ، نوع و تعداد این نمایشگرها صفحات متناسب با ابعاد سالن و فاصله نفرات تا تصویر، تعیین میشود .
سیستم صوت جانبی
زمانیکه حجم صدای خروجی از بلندگوهای داخلی سیستم کنفرانس برای تمام حضار کفایت نکند و یا نیاز به پخش صدای فیلم ، پرزنتیشن ، موسیقی و … در سالن وجود داشته باشد ، استفاده از یک سیستم صوتی جانبی متناسب با ابعاد سالن و حجم صدای مورد نیاز توصیه میگردد . این مجموعه معمولا شامل اسپیکرهای حرفه ای ، میکسر ، آمپلی فایر و در صورت نیاز میکروفن های بیسیم و باسیم دستی و یقه ای میباشد .
ویدئو کنفرانس
استفاده بهینه از نیروهای متخصص یکی از بزرگترین مشکلات هر سازمان و ارگانی است ، سفرهای کاری متعدد و حضور فیزیکی در جلسات باعث کاهش بهره وری و ایجاد مشکلات برای این نیروها و مدیران میگردد . حضور مجازی در جلسات طی یک بستر صوتی و تصویری با کیفیت بالا و بصورت زنده باعث برطرف شدن بخش عمده ای از مسائل میگردد.
ایجاد ارتباطات صوتی و تصویری با سایر نقاط در مکانها و فواصل مختلف توسط ویدئو کنفرانس امکان پذیر میگردد . استفاده از این تکنولوژی باعث کاهش هزینه هایی آشکار و پنهانی از قبیل هزینه های سرسام آور جابجایی و از دست دادن بخش قابل توجهی از زمان، نیرو و بازده کاری و فکری افراد میگردد .
ترکیب این سیستم با سیستم کنفرانس صوتی و تصویربرداری خودکار باعث ارتقاء اثرگذاری و کارایی جلسات اداری و آموزشی به بالاترین استانداردهای جهانی میگردد.
نصب و راه اندازی
نصب تمام تجهیزات ذکر شده بصورت یکپارچه و ایجاد ارتباط منطقی و کاربردی بین آنها فقط از عهده یک تیم فنی و آموزش دیده بر می آید . تنظیمات دقیق سخت افزاری و نرم افزاری ، انتخاب مسیرهای صحیح کابل کشی ، عدم آسیب رسانی به میز و دکوراسیون سالن حاصل کار یک تیم با تجربه و متخصص خواهد بود که توسط یک شرکت باسابقه و با پیشینه معتبر حمایت میگردند .
آموزش ، گارانتی و خدمات پس از فروش
آموزش راهبری و تنظیمات عمومی تجهیزات نصب شده جزو وظایف شرکت فروشنده میباشد ، یک آموزش کامل و جامع بهمراه ارائه یک دفترچه راهنمای کاربری سیستم باعث عدم بروز مشکلات ناگهانی در حین جلسات و در صورت وقوع این قبیل مشکلات باعث عدم نیاز به ارسال نیرو از طرف فروشنده و تسریع در حل مشکل میگردد .
همچنین گارانتی معتبر و خرید از نمایندگیهای رسمی و انحصاری موجب اطمینان خاطر خریدار در خصوص تعمیر و یا تعویض قطعات و تجهیزات معیوب میگردد . از آنجا که حساسترین و مهمترین جلسات هر سازمان در سالن کنفرانس برگزار میگردد کوچکترین ضعف در خدمات و تجهیزات نمود بیرونی بسیار زیادی خواهد داشت . از اینرو توصیه میگردد در هنگام انتخاب فروشنده و پیمانکار تجهیزات حرفه ای سالن وسواس و دقت بیشتری به خرج داده شود.
