جلسات تلفنی دنیای کسب و کار را تغییر داده‌اند. در حال حاضر ارتباطات از راه دور، کلید موفقیت بسیاری از سازمان‌ها است. کارکنان دورکار و تیم‌های مجازی به یک قاعده تبدیل شده‌اند. با این حال، جلسات تلفنی همیشه راه حل مناسبی برای انجام کارها نیستند. معمولا یک کار زمانی انجام می‌شود که در یک جلسه حضوری در خصوص آن بحث شود.
نیازی نیست که در جلسه «حضور فیزیکی» داشته باشید اما باید در آن «حضور» داشته باشید
اگرچه جلسات تلفنی عالی و راحت هستند ولی بدون داشتن یک نظم مشخص، بسیار غیرموثر خواهند بود. مشکل جلسات تلفنی این است که اکثر افراد معمولا در جلسه «حضور» ندارند. منظور این است که آن‌ها به احتمال زیاد در طول جلسه مشغول انجام کارهای دیگری نیز هستند.
شرکت‌کنندگان (نه حاضرین) مشغول انجام کاری به جز گوش دادن به مباحثی که در جلسه مطرح می‌شود، هستند. ممکن است شما فردی را صدا بزنید و وی بعد از ۳۰ ثانیه پاسخ شما را بدهد. آیا فکر می‌کنید اینگونه افراد به مباحث جلسه توجه دارند؟
اهمیت جلسات حضوری
جلسات حضوری معمولا روشی برای انجام کارهای دشوار هستند. گاهی اوقات لازم است که علی‌رغم صرف زمان و هزینه بیش‌تر و یا حتی ایجاد دشواری برای افراد، جلسات را به صورت حضوری برگزار کنید.
نباید از وجود فاصله دور به عنوان بهانه‌ای برای برگزار نکردن جلسات استفاده کنید. بهتر است برای بحث در خصوص موضوعات مهم به جای استفاده از تماس‌های تلفنی از مکالمات حضوری استفاده کرد.
۶ دلیل که نشان می‌دهد بهترین روش برگزاری جلسه به صورت حضوری است:
- حرکات بدنی نوعی ارتباط برقرار کردن است. معمولا افراد این موضوع، که حرکات بدنی نقش مهمی در برقراری ارتباط دارند را فراموش می‌کنند. تنها گفتار مهم نیست بلکه حالت چهره و بدن شما نیز دارای اهمیت است. این موضوع در جلسات تلفنی قابل مشاهده نیست.
- اطمینان از حضور افراد. چه کسی می‌داند که افراد در طول برگزاری جلسات تلفنی مشغول انجام چه کاری هستند. جلسات حضوری باعث می‌شود تا افراد «حضور» بیش‌تری داشته باشند. با برگزاری اینگونه جلسات می‌توانیم از «حضور» افراد در جلسه اطمینان داشته باشیم.
- مشخص شدن معانی عباراتی که مورد استفاده قرار می‌گیرند. در جلسات تلفنی ممکن است مفهوم برخی عبارت ها به درستی درک نشود. این موضوع ناشی از نبود ارتباط مناسب (پاراگراف ۱ را بخوانید) و یا نامناسب بودن نوع وسیله ارتباطی مورد استفاده می باشد. پرسیدن سوال در مکالمات تلفنی بسیار دشوار تر از جلسات حضوری است.
- فعال کردن حاضرین. حضور همه افراد در اتاق جلسات، آن‌ها را تشویق به مشارکت می‌کند. در این حالت یک فرد نمی‌تواند در گوشه اتاق و پشت به سایر افراد بنشید اما این اتفاق در مکالمات تلفنی رخ می‌دهد.
- کارایی بیش‌تر. طول مدت جلسات حضوری معمولا کوتاه‌تر از جلسات تلفنی است. در جلسات تلفنی، افراد کمتر صحبت می‌کنند و منتظر تمام شدن جلسه می‌مانند. این اتفاق در جلسات حضوری نیز ممکن است رخ دهد اما اکثر افراد در جلسات تلفنی این کار را انجام می‌دهند.
- تجهیزات و تکنولوژی. استفاده از تجهیزات مدرن مانند سیستم های کنفرانس صوتی، دیتا پروژکتور و حتی تخته های هوشمند سبب می شود تا برگزاری جلسات به آسانی امکان پذیر باشد.
جلسات حضوری باعث می‌شود تا یک کار انجام شود
در حد امکان دارد باید جلسات را به صورت حضوری برگزار کنیم. با این کار طول مدت جلسه کوتاه‌تر، مشارکت افراد بیش‌تر و ارتباطات بهتر درک می‌شوند. با فن‌آوری‌های جدید می‌توان حتی زمانی که همه افراد در یک مکان نیستند نیز جلسات حضوری را برگزار کرد.
سؤال: آیا شما از جلسات حضوری در کار و کسب خود استفاده می‌کنید؟ از کدام فن‌آوری استفاده می‌کنید؟
