همایش‌ها بخشی از زندگی صاحبان مشاغل هستند و به رغم آنچه بسیاری از مردم فکر می‌کنند، اتاق کنفرانس شما می‌تواند تاثیر عظیمی بر روی مشتریان بالقوه و قدیمی شما ایجاد کند. از دکور گرفته تا چیدمان تا چیزهای ساده‌ای که ممکن است در یک سالن کنفرانس وجود داشته باشند، هر یک از این عناصر به ایجاد محیط کنفرانس مناسب و ایجاد احساس استقبال و راحتی در طول کنفرانس در مهمانان کمک می‌کنند. چیزهای دیگری نیز می‌توانند به ایجاد یک تجربه کنفرانس دلنشین کمک کنند، از جمله استفاده از فن آوری‌های مختلف و پذیرایی که نه تنها به سبک ارائه شما چیزی خواهند افزود، بلکه به شما کمک می‌کنند تا اطمینان یابید مخاطبان شما در سراسر کنفرانس حالت اسارت ندارند.
اتاق کنفرانس من باید شامل چه چیزهایی باشد؟
وقتی شما به یک اتاق کنفرانس نگاه می‌کنید باید مطمئن شوید که شما دقیقا به همان چیزی نگاه می‌کنید که کسب و کارتان بدان نیاز دارد و آنچه که در واقع یک سالن کنفرانس می‌تواند برایتان فراهم کند. از لحاظ امکانات و ایده‌ها، برخی از معمولی‌ترین چیزهایی که باید در نظر داشت عبارتند از:
• چیدمان – آیا چیدمان و طراحی اتاق کنفرانس شما متناسب با سبک کنفرانس‌تان هست؟ آیا شما می‌توانید در این سالن تعامل خوبی با مشتریان داشته باشید؟
• مبلمان – آیا مبلمان مناسب در اتاق کنفرانس شما وجود دارد؟ آیا سبک صندلی و میز اتاق متناسب با نیازهای کنفرانس شما هست؟
• امکانات – آیا اتاق کنفرانس شما مجهز به تجهیزات سیستم کنفرانس همچون پروژکتور ، صفحه نمایش و تجهیزات سالن کنفرانس هست؟
• دسترسی – آیا دسترسی به اتاق کنفرانس شما برای کسانی که ممکن است از راه دوری به آنجا بیایند آسان است؟
این عناصر چگونه برروی مشتریان تاثیر خواهند گذاشت؟
سبک اتاق کنفرانس شما می‌تواند تاثیر ماندگاری بر روی مشتریان شما داشته باشد، چرا که در بسیاری از موارد این اتاق اولین مکان ملاقات شما با مشتریان بوده و تصویر شما در این اتاق همیشه با آنان خواهد ماند! اگر شما به دنبال تحت تاثیر قرار دادن مشتریان خود هستید، داشتن یک درک درست از سالن کنفرانس می‌تواند واقعا در این زمینه موثر باشد.
بهره‌وری نیز می‌تواند افزایش باید زیرا شما قرار است سالن کنفرانس خود را به گونه ای انتخاب و طراحی کنید که اطمینان حاصل کنید به هوشیاری و افزایش تمرکز کارمندان‌تان در تمام طول کنفرانس کمک خواهد کرد، این شامل پذیرایی کافی و چیدمان مناسبی که تمامی شرکت کنندگان در کنفرانس را در وضعیت برابر قرار می‌دهد نیز خواهد بود.
