چگونگی برگزاری یک جلسه پر بازده

جلسات با مونولوگ های بی پایان در مورد چیزها ی بیهوده، عدم وجود دستور جلسه واضح و دیر آمدن های همکاران برای بیشتر افراد، همان کار آزار دهنده همیشگی است.  دلیل این امر این است که جلسات اغلب بهینه تهیه نمی شوند، یا هدف جلسه به طور واضح از قبل اطلاع رسانی نمی شود. اما شاید دلیل اصلی این باشد که تمام طرف های ذینفع در جلسه حضور ندارند یا بوسیله  ابزارهای گروهی  مانند Skype for Business یا Microsoft Teams با افراد حاضر در جلسه ارتباط ندارند یا تعداد بسیار زیادی از همکاران در این جلسات شرکت می کنند که موضوع فعلی اصلاً ربطی به آن ها ندارد.

جلسات غیرمولد نه تنها برای همه شرکت کنندگان آزار دهنده است بلکه هزینه های زیادی نیز به همراه دارند. براساس یک گزارش، وضعیت جلسات در سال ۲۰۱۹ مورد بررسی قرار گرفته است که هزینه جلسات ضعیف در ایالات متحده ۳۹۹ میلیارد دلار و در آلمان حدود ۷۴ میلیارد دلار خواهد بود. تقریباً دو سوم (۷۱٪) متخصصان گفتند که به دلیل جلسات غیر ضروری یا لغو شده، هر هفته ساعت های کاری مهمی را از دست می دهند.

مطالعات  موسسه ” Time Talent Energy” که توسط مشاوره مدیریت Bain & Company انجام گرفته، نشان می دهد که یک جلسه پر بازده با حداکثر ۷ شرکت کننده برگزار می شود. هر فرد اضافی حاضر ۱۰ درصد فرصت تصمیم گیری را کاهش می دهد. محققان این مطالعه به این نتیجه نگران کننده رسیده اند که ۴۰ درصد از کل جلسات ناکارآمد هستند.

با توجه به این اعداد، سوال این است: آیا واقعاً برنامه ریزی و برگزاری یک جلسه پر بازده و خوب کار سختی است؟ جای نگرانی نیست: برنامه ریزی یک جلسه کارآمد، آپولو هوا کردن نیست! چه سازمان دهنده باشید و چه یک شرکت کننده، اگر چند نکته را در نظر بگیرید، جلسات شما در آینده به موفقیت بزرگی دست پیدا خواهد کرد. محیط مناسب کار، مستندات، وجدان و صداقت نکات مورد بحث و همچنین فرهنگ تشکیل جلسات، نقش اساسی در سازماندهی کارآمد جلسات دارد.

اتاق جلسات – چطور یک اتاق جلسه خوب به نظر می رسد؟

چه در مورد جلسات در محل کار  و چه به صورت آنلاین، فضای مناسب برای یک نشست باید بازده مناسبی داشته باشد. اتاق های جلسات باید به یک میز بزرگ و ترجیحاً بیضی شکل و صندلی های راحت مجهز شوند. نور طبیعی و طراحی داخلی باعث افزایش تمرکز شرکت کنندگان می شود. اتاق های اجتماعات در شرکت های امروزی باید کلیه الزامات دنیای دیجیتالی را برآورده سازند. بنابراین، یک تخته وایت برد هوشمند و یک نمایشگر ویدیویی باید علاوه بر کاغذ نوت های برچسب دار  و فلیپچرها به طور استاندارد در اتاق کنفرانس موجود باشند. هنگام خرید میکروفن کنفرانس و صفحه نمایش برای برگزاری کنفرانس های از  راه دور، مهم است که بتوان از آنها با سیستم های مشترک دیگری استفاده کرد. بعنوان مثال، ابزارهای فناوری آینده با برنامه های  مایکروسافت، سازگار هستند.

صورت جلسه – کدام نکات را باید به صورت کتبی یادداشت کنید؟

پروتکل ها – به اصطلاح صورتجلسه – موضوعی که اکثر مردم به آن علاقه ای ندارند. با این وجود، برای اینکه بتوانید تصمیمات گرفته شده در جلسه را بفهمید و مسئولیت ها را مستند کنید، به آن ها نیاز دارید. اپلیکیشن های ثبت صورت جلسه، کار را آسانتر می کند و ان را به همه شرکت کنندگان ارسال می کنند. بسیار مهم است که صورت جلسات در اسرع وقت پس از جلسه، تدوین و در اختیار همه شرکت کنندگان قرار گیرد زیرا به عنوان یک یادآوری و مبنایی مهم برای آمادگی حضور یافتن در جلسه بعدی به شمار می آیند.

موارد زیر باید در صورتجلسه یادداشت شوند:

• نام شرکت کنندگان
• موارد برنامه
• مهمترین نکات مورد بحث
• تصمیماتی که گرفته شده است
• نتیجه کارها و مسئولیت ها و همچنین زمانبندی

در صورت لزوم، می توانید اسناد مربوطه مانند آمار را هنگام توزیع صورت جلسات به شرکت کنندگان از طریق نامه یا پلتفرم های همکاری اضافه کنید.

فرهنگ جلسه  – چرا آئین نامه جلسات بسیار مهم است؟

گوش دادن به یکدیگر، قطع نکردن صحبت همکاران و استفاده نکردن از تلفن هوشمند در حالی که کسی در حال صحبت است، همه این ها باید به هر شکلی در فرهنگ ارتباطات جلسه مشهود باشد. متأسفانه، بعضی از افراد، رفتارهای مناسب جلسات را فراموش می کنند و با موبایل خود به شدت مشغول می شوند ، صبحانه خود را می خورند یا با شخصی که در کنار آن ها نشسته است، شروع به حرف زدن می کنند.

 به منظور جلوگیری از چنین رفتاری، تهیه قوانین روشن جلسه و پیشبرد ارتباطی آن ها مفید است. این باعث می شود جلسات کارآمد تر شود و شرکت کنندگان دیگر اتاق جلسات را تحریک یا کسل نکنند. در صورت امکان، در هر جلسه باید قوانین به وضوح قابل مشاهده باشند. این موضوع باعث می شود که شرکت کنندگان در قوانین و مقررات مربوط به جلسه تأمل کنند و اگر کسی رفتار نادرستی داشت، می توان از ریماندر اپتیکال (optical reminder) استفاده کرد تا به سرعت قوانین تنظیم شده برای جلسه را رعایت کند.

توجه به آماده سازی خوب جلسات

شما می توانید با تنظیم قوانین جلسه، در موفقیت این نشست سهیم شوید. برای یک جلسه پربازده، مهم است که فقط شرکت کنندگان ذیربط را دعوت کنید. شرکت کنندگان اضافی ممکن است باعث عدم تمرکز در بحث شوند. بنابراین باید تعداد شرکت کنندگان را در حد ضروری  نگه دارید. با این حال، استثناء هم در این رابطه وجود دارد و آن اینکه: بعضی اوقات می توان به این منظور شخصی را وارد جلسه کرد که به اندازه سایر شرکت کنندگان در آن موضوع عمیقاً درگیر موضوع نیست و می تواند دیدگاه بی طرفانه ای ارائه دهد – به عنوان مثال، یک همکار از یک بخش دیگر.

یکی دیگر از عوامل مهم در برگزاری یک جلسه پر بازده ، آماده سازی اتاق جلسه است. متأسفانه، از اهمیت این مرحله غالباً غفلت می شود، به خصوص وقتی که یک روز کاری شلوغ دارید. آماده سازی اتاق جلسه باعث صرفه جویی در زمان جلسه می شود و تمرکز شرکت کنندگان را با به حداقل رساندن حواس پرتی افزایش می دهد. آیا هنوز صفحه های پوستر از جلسات قبلی به دیوار آویزان شده اند؟ یا تخته وایت برد تمیز نشده است؟ آیا نوشیدنی کافی برای همه وجود دارد؟ همچنین ممکن است شما نیاز به پرزنتیشن در لپ تاپ خود داشته باشید تا هنگام ورود شرکت کنندگان در دسترس باشد.

اگر همه چیز در اتاق به خوبی آماده باشد، می توانید جلسه پر بازده خود را شروع شود!

برای خواندن مقاله اصلی اینجا کلیک کنید.

منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق