هیچ چیزی از این بدتر نیست که بعد از رسیدن به اتاق کنفرانس، ملزومات برگزاری جلسات فراهم نباشند. با توجه به گسترش ارتباطات و الزام به برقراری جلسات آنلاین، شرکت ها و سازمان ها نیاز به تجهیز اتاق های کنفرانس را به ملزومات مورد نیاز بیش از پیش حس خواهند کرد. تجهیز اتاق های جلسات به ملزومات ضروری کنفرانس که تضمین کننده برگزاری به موقع و روان جلسات باشند، برای شرکت ها و سازمان ها امری است اجتناب ناپذیر. با تهیه چکلیستی از ملزومات اتاق کنفرانس، از میزان نگرانی ها در مورد مشکلات برگزاری کنفرانس ها کاسته خواهد شد و به بهترین نحو و با بالاترین بازدهی، جلسات برگزار خواهند گردید.
با اصول اولیه تجهیزات اتاق کنفرانس شروع کنید
در برخی موارد، ممکن است لازم باشد افراد وسایل و تجهیزات خود را در جلسات به همراه داشته باشند. در غیر این صورت، شرکت یا سازمان شما باید به تامین کلیه ملزومات مورد نیاز کارکنانی که قرار است در جلسه حضور داشته باشند، قبل از تجهیز اتاق جلسات، فکر کرده باشد.
در برخی از شرکت ها، ممکن است از اتاق های جلسات متعددی، با اهداف مختلف، استفاده به عمل آید. لذا هر یک از این اتاق ها، باید به نحو متفاوت تری تجهیز گردند. معمولآ اتاق های کنفرانس عمومی که حضار در آن به مراتب بیشتر هستند، مستلزم تجهیزات کامل تری می باشند.
ضروریات تجهیزات اتاق کنفرانس
وایت برد به همراه قلم
ممکن است نیاز به نوشتن مطالب و یا نمایش محتوایی برای توضیح بهتر برخی مطالب باشد. در این صورت استفاده از وایت برد به همراه قلم بسیار مفید خواهد بود.
انتخاب میز و صندلی مناسب
انتخاب میز و صندلی مناسب با توجه به اتاق کنفرانس مورد نظر یکی از مهمترین موضوعاتی است که باید مورد توجه قرار گیرد. ابعاد میز ها باید به گونه ای انتخاب شوند که افراد نه از هم فاصله زیادی داشته باشند و نه خیلی به هم نزدیک باشند تا حریم خصوصی افراد از بین برود. صندلی ها هم نباید به اندازه ای ناراحت باشند که تمرکز افراد را در حین ارائه مطالب از بین ببرند.
ویدئو پروژکتور مناسب
یک نگاه کلی به اتاق کنفرانس بیاندازید و ببینید که به چه تجهیزاتی نیاز دارید؟ آیا استفاده از تلویزیون کار شما را راه می اندازد یا اینکه نیاز به استفاده از ویدئو پروژکتور دارید.
کابل
هیچ چیزی به اندازه کابل کشی ها نمی تواند دست و پا گیر باشد. حتما قبل از شروع جلسات کابل ها را جمع و جور کنید.
عملکرد تجهیزات صوتی
در صورتی که ارائه شما نیاز به تجهیزات صوتی دارد، عملکرد صحیح آن ها پیش از هر چیزی می بایست مورد بررسی قرار گیرد.
تجهیزات صوتی و تصویری کنفرانس
آیا حضار داخل جلسه، در جلسه حضور فیزیکی خواهند داشت یا اینکه قرار است به صورت مجازی یا با تلفن همراه خود به حضار داخل جلسه بپیوندند؟ از عملکرد صحیح تمامی جوانب سیستم کنفرانس اطمینان حاصل کنید تا در حین جلسه مشکلی پیش نیاید که منجر به از دست دادن بخش یا بخش های مهمی از جلسه توسط فرد یا افراد حاضر شود.
موارد مختلفی وجود دارند که می توانند منجر به پایین آمدن بهره وری و بازدهی جلسات شوند. شرکت یا سازمان شما باید از پیش برای برگزاری جلسات آمادگی های لازم را داشته باشد تا نتایج حاصل به بهینه ترین شکل ممکن باشد. اگر سازمان یا شرکت شما با استفاده از یک چک لیست شروع به فراهم سازی ملزومات جلسات کند، آمادگی برای برگزاری جلسات بیشتر و بیشتر خواهد بود و بازدهی ها و دستاورد ها به بیشینه ممکن می رسند.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
