تصور کنید که شما جلسه ای را با هشت نفر، در اتاقتان برگزار کرده اید، اما فقط سه نفر به شما توجه می کنند و در بحث شرکت می کنند، بقیه با لپ تاپ هایشان کار می کنند، ایمیل هایشان را چک می کنند و یا در حال فرستادن پیام به دوستانشان هستند.
آیا این موقعیت برایتان آشنا نیست؟ آیا شبیه جلسات شماست؟
بی نظمی و حواس پرتی های خیلی زیاد
امروزه به نظر می رسد که چیزهای خیلی زیادی وجود دارند که در طول جلسات باعث حواس پرتی و برهم زدن تمرکز می شوند. من شک دارم که جلسه ای بدون اینگونه مزاحمت ها ( لپ تاپ ها ، ایمیل ها ، پیامک ها ، زنگ ، تلفن ها ) به اتمام رسیده باشد.
بعضی از افراد خیلی بی ملاحظه هستند، ایمیل شان را چک می کنند، پیامک می فرستند، به تماس های تلفنی شان پاسخ می گویند و حتی Facebook شان را به روز می کنند.
به نظر می رسد که قابلیت و آداب جلسات، مدت های مدیدی است که فراموش شده است.
اخیرا در جلسه ای، مدیر به صورت تصادفی وارد می شود، لپ تاپ ها را بسته و بدون اینکه منتظر جوابی باشد می پرسد: اشکالی دارد اگر من در طول جلسه جدی رفتار کنم ؟ من کارهای زیادی می توانم انجام دهم
بله – همه ی ما این کار را انجام داده ایم، به این دلیل به برگزاری جلسه ای سودمند و کارآمد نیاز است.
آنسوی جلسه Top less (بدون لپ تاپ)
چند سال پیش، عبارت Topless Meetingساخته شد که به جلساتی اطلاق می شود که در آن اجازه ی استفاده از لپ تاپ داده نمی شود. این نظریه جهت جلوگیری افراد از انجام کارهایی دیگر در جلسات، به وجود آمد. از آن زمان تکنولوژی، با گوشی های هوشمند، رسانه های اجتماعی و خبرهای خیلی بیشتری توسعه و پیشرفت یافته است.
حتی امروزه چیزهای خیلی بیشتری وجود دارند که باعث برهم زدن تمرکز افراد می شوند .
بنابراین پیشنهاد من برای برگزاری جلسه ای کارآمد اینست که : شما باید جلسات خود را از هرگونه بی نظمی، دور سازید.
در اینجا به چند توصیه برای دورساختن چیزهایی که تمرکز را بر هم زده و همیشه در اجرای جلسات اخلال ایجاد می کنند، اشاره می کنیم. با این وجود جلسات باید رویدادهایی مشارکتی باشند، در غیر اینصورت هیچ دلیلی برای گرفتن وقت دیگران وجود ندارد.
چه طور جلسات خود را از هرگونه بی نظمی دور سازیم
تنظیم سیستم های کنفرانس صوتی، قبل از شروع جلسه حتما تمام سیستم های کنفرانس صوتی از نظر فنی بررسی و در صورت نیاز تنظیم شوند تا در طول جلسه هیچگونه اخلالی پیش نیاید.
- وضع قوانینی از قبل برای جلسات، تعیین انتظارات برای شرکت دادن اعضا در جلسه بسیار مهم است، همچنین می تواند از این امر جلوگیری کند که افراد برای تماس گرفتن با کسی از جلسه خارج شوند. پس آنها را در جریان این قوانین قرار دهید، رفتارهایی که در جلسات پسندیده یا ناپسند هستند.
- دادن حق عدم پذیرش، یکی از دلایلی که باعث می شود افراد کار دیگری را در طول جلسات انجام دهند این است که آنها احساس می کنند که موظف به حضور در جلسه هستند حتی وقتی که کار خیلی مهم تری دارند که باید انجام دهند. وقتی شما به اعضای جلسه این اختیار را می دهید که چیزی را نپذیرند یا (Right to decline) به آنها بدهید، این افراد در انتخاب حضور داشتن یا نداشتن در جلسه می توانند بهتر عمل کنند.
- دور ساختن لوازم، همه ی شرکت کنندگان را از هر وسیله ای دور سازید. لپ تاپ ها، گوشی های همراه و هرگونه وسیله تکنولوژیکی دیگر را خارج از اتاق قرار دهید، یا از دسترس خارج کنید. اگر می خواهید که جلسه ای مثمرثمر داشته باشید کافیست که به شرکت کنندگان اجازه دهید که فقط با کاغذ و خودکار در جلسه حضور یابند.
- اجازه ی حضور ندادن به کسانی که دیر رسیده اند، اگر فردی بیشتر از چند دقیقه دیر رسید ، نباید اجازه داشته باشد که وارد گفتگو شود. آیا تا به حال کسی در دقیقه ی ۳۰ اجازه ی حضور داده و جلسه را از نو شروع کرده اید؟
- نداشتن هرگونه تماس در طول جلسه، هیچگاه پاسخ دادن به تماس های تلفنی در داخل جلسه مورد پسند نخواهد بود. اگر مجبورید که تماس بگیرید از اتاق خارج شوید، بدون استثنا.
- در خواست ترک انجام امور دیگر در طول جلسه، کاملا با حضار جدی باشید. اگر کسی در حال انجام کار دیگری با لپ تاپ است باید از او بخواهید که این کار را کنار بگذارد. چنانچه خیلی مهم است (که ممکن است باشد!) ، این کار را می تواند در مکان دیگری انجام دهد.
– این توصیه ها ساده به نظر می رسند در عین حال در اکثر محیط های تجاری از آنها پیروی نمی شود. این قوانین باید همه ی افراد، از بالاترین تا پایین ترین مقام حاضر در جلسه را شامل شود. سوء استفاده کردن روسا از موقعیت شان بسیار متداول است و وانمود می کنند که قوانین شامل آنها نمی شود .
– با ازبین بردن مزاحمت های متداول، جلسات سودمندتر خواهند شد و حتی وقت کمتری صرف خواهد شد. علاوه بر آن توجه اعضا بیشتر جلب شده و علاقه ی بیشتری به شرکت در جلسه خواهند داشت.
