در فضاهای کاری متصل و هوشمندانه، جلسات کاری هنوز جنبه مهمی از کار محسوب می شود. در حالی که جلسات مهم هستند، در دوران مدرن ما شاهد تغییر در قالب و فضاهایی هستیم که برای گردهمایی تجاری مورد استفاده قرار می گیرد. در حقیقت، جلسات می تواند در همه نوع فضایی برگزار شود – از یک اتاق جلسه سنتی گرفته تا کافی شاپ.
جلسات در کافی شاپ: جوانب مثبت و منفی
مدتی برگزاری جلسات تجاری در کافی شاپ تا حدودی مرسوم بود. این امر به ویژه در مورد کارمندان از راه دور و کارآفرینان صادق است. نه تنها کافی شاپ (یا فضای مشابه) مکانی آرامش بخش تر برای ملاقات شما ارائه می دهد، بلکه شما در طول جلسه نیز از تأمین بودن قهوه اطمینان خواهید داشت. کافی شاپ همچنین ممکن است میان وعده و ساندویچ را سرو کند و این یک فضای جذاب برای برگزاری جلسات تجاری باشد.
مانند همه چیزهای خوب، برخی مشکلات جانبی برای برگزاری جلسات در یک مکان عمومی، مانند کافی شاپ یا رستوران وجود دارد:
- ممکن است فضای کافی وجود نداشته باشد: اگر مغازه یا رستوران مکان مورد نظر شماست، ممکن است در یافتن فضاهای کافی برای پذیرایی از جلسات خود، کار سختی داشته باشید.
- بدون خدمات پشتیبانی: کافی شاپ احتمالاً قادر به ارائه خدمات اداری مانند چاپ، اتصال اینترنتی مطمئن و ایمن و غیره نخواهد بود.
- محرمانه نبودن: در یک فضای عمومی، شما برای بحث در مورد موضوعات مهم کسب و کار، حریم شخصی نخواهید داشت.
- سر و صداها و حواس پرتی ها: اماکن عمومی، مانند کافی شاپ یا چیزهای مشابه، اغلب شلوغ و پر از سر و صدا هستند. این همه سر و صدا و حواس پرتی می تواند شنیدن و تمرکز در طول جلسه را دشوار کند.
- به نظر حرفه ای نمی رسد: اگر می خواهید طرف مقابل را تحت تأثیر قرار دهید، برگزاری جلسه در یک کافه با یک مشتری ممکن است راهی برای این کار نباشد. یک محیط حرفه ای تر احساس بهتری را به شما می دهد.
جلسات در کافی شاپ می تواند مکان خوبی برای جلسه بعدی شما باشد. با این حال، به خاطر داشته باشید که اگر بحث شما باید در حریم خصوصی انجام شود بهتر است که از این فضاها جلوگیری کنید اگر به دنبال تأثیرگذاری هستید. کافی شاپ و سایر مکان های عمومی نیز اگر یک فریلنسر یا یک استارتاپ باشید می تواند انتخاب خوبی باشد زیرا این مکان ها با بودجه شما سازگار هستند اما ممکن است فضای حرفه ای مورد نیاز شما را فراهم نکنند.
مزایا استفاده از اتاق جلسه
فضاهای اختصاصی جلسات می تواند ضمن فراهم کردن یک محیط حرفه ای و ایجاد زمینه ای عالی برای یک جلسه، تأثیر خوبی از کسب و کار شما به جا بگذارد. شما دیده اید که چند نکته منفی در مورد برگزاری جلسه در یک فضای عمومی وجود دارد، اما در استفاده از یک اتاق جلسات چطور؟ آیا این می تواند مفید باشد؟ بیاید نگاهی به آن بیندازیم.
- تاثیرگذاری اولیه: تاثیر گذاری اولیه خوب بر روی شرکای خود و مشتریان به شما کمک می کند تا یک تصویر حرفه ای از شرکت خود ایجاد کنید. برگزاری جلسه در یک محیط حرفه ای می تواند برای شما مشتری جذب کند و منجر به رشد شرکت شود.
- حریم خصوصی: برخلاف یک مکان عمومی، یک اتاق جلسه فضایی است که به طور اختصاصی برای حفظ خصوصی و محرمانه بودن امور ایجاد شده است. نیازی نیست که در مورد استراق سمع نگران باشید، اطلاعات حساس و معاملات تجاری همه در داخل دیوارهای اتاق کنفرانس ایمن هستند.
- تمرکز: یک اتاق کنفرانس، محیطی آرام و بدون حواس پرتی ایجاد می کند که به همه افراد اتاق امکان تمرکز را می دهد. نه تنها این، بلکه شما قادر خواهید بود صدای یکدیگر را بشنوید، شما می توانید بدون راحتی و حواس پرتی و سر و صدایی در یک فضای عمومی، مانند کافی شاپ، با سهولت به صحبت بپردازید.
- فضای زیادی: اتاق های جلسات به طور کلی بزرگ هستند و فضای زیادی را برای جلسات شما فراهم می کنند. شما می توانید برای تعداد افراد حاضر در جلسه برنامه ریزی کنید و مطمئن باشید که فضای کافی برای اسکان همه خواهید داشت. این جلسه می تواند در یک اتاق جادار برگزار شود که به همه امکان راحتی و تمرکز را می دهد، در حالی که می توان یک جلسه کوچک را در یک فضای کوچکتر برگزار کرد.
- اتصال: بیشتر اتاق های کنفرانس شامل WiFi است که به شما امکان می دهد در طول جلسه از دستگاه های هوشمند و سایر تجهیزات اداری استفاده کنید. نه تنها این، بلکه اتصال اینترنتی اختصاصی برای ایمیل و سایر ارتباطات محرمانه، به اشتراک گذاری اسناد حساس و موارد دیگر امن و ایمن خواهد بود.
- خدمات پشتیبانی: به همراه وای فای اختصاصی، یک اتاق ملاقات مرتب و مدرن همچنین می تواند شامل خدمات پشتیبانی دفتری باشد. شاید یکی از مشتریان شما بخواهد در طول جلسه یک سند مهم را چاپ کند. با داشتن یک اتاق کنفرانس، به یک چاپگر دسترسی خواهید داشت تا این کار را سریع و کارآمد انجام دهد. سایر خدمات ممکن است شامل پذیرایی (مثل چای، قهوه و دیگر)، ویدئو پروژکتور ها، سیستم کنفرانس صوتی، نمایشگر، پشتیبانی اداری و موارد دیگر هستند.
- حرفه ای بودن: وقتی در یک محیط مدرن مانند اتاق کنفرانس کار می کنید، همه انتظار دارند که این جلسه به روشی حرفه ای برگزار شود. همه می دانند که وقت کار است، حتی اگر فضا ریلکس کننده باشد.
در اتاق جلسه به دنبال چه چیزهایی باید بود؟
چه شما در شرکت فضایی برای اتاق جلسه ایجاد کنید یا به دنبال اجاره یک اتاق کنفرانس و تجهیزات آن هستید، لازم به یادآوری مواردی است.
شما به دنبال یک اتاق جلسه مفید هستید، بنابراین به دنبال این ویژگی ها باشید یا آن ها را در اتاق جلسات دفتر خود ایجاد کنید:
- انعطاف پذیری: این یک کیفیت اغلب نادیده گرفته شده در یک اتاق جلسات است – شما باید آن را انعطاف پذیر نگه دارید. ویژگی هایی ایجاد کنید که اتاق را برای انواع مختلف جلسات قابل استفاده کند. میزها و صندلی هایی را انتخاب کنید که می توانند به روش های مختلفی تنظیم شوند (چیدمان U، تئاتر یا کلاس) و غیره. اتاق های کنفرانس قابل انعطاف به بهترین نحو از فضا و اثاثیه استفاده می کنند تا اتاق جلسه ای کاربردی ایجاد کنند.
- قابلیت دسترسی: به دنبال اتاق های کنفرانس باشید که برای کسانی که ممکن است صندلی های چرخدار یا سایر مشکلات تحرک داشته باشند قابل دسترسی باشد. علاوه بر این، باید مطمئن شوید که پیدا کردن اتاق برای همه راحت است. هیچ چیز بدتر از دیر رسیدن به یک جلسه به خاطر پیدا نکردن اتاق نیست.
- خدمات پشتیبانی: انواع خدمات پشتیبانی مورد نیاز خود را در نظر بگیرید. بیش از آنچه پیش بینی می شود، به فضایی نیاز خواهید داشت که یک اتصال اینترنتی پر سرعت با امنیت را فراهم کند. سایر ملاحظات: آیا به چاپگر، غذاخوری یا سرویس آشپزخانه، ابزار سمعی و بصری و غیره دسترسی دارید؟
برگزاری یک جلسه تجاری در کافی شاپ امکان پذیر است. با این حال، با رفتن به یک اتاق جلسه، مزایای بیشتری پیدا خواهید کرد. شما و شرکتتان نه تنها حرفه ای تر به نظر خواهید رسید، بلکه محیطی شغلی تر خواهید داشت تا ارتباط و تعامل واقعی بین شرکت کنندگان ایجاد شود. یک اتاق جلسات فضای مناسب را برای مراقبت از مشاغل فراهم می کند، در حالی که در همان زمان احساس خوبی نیز به افراد می دهد.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
