مدیر ارشد فروش تجهیزات اتاق کنفرانس، راب اسمیت، ما را با الزامات مختلف مانند تکنولوژی اتاق کنفرانس ، نمونه های اخیر و موضوعات کلیدی هنگام ایجاد یک سالن جلسات “ایده آل” که باید در هنگام برنامه ریزی در نظر بگیریم، آشنا می کند.
اولین نکته، تصمیم گیری در این مورد است که سیستم صوتی مورد نظر برای چه فضایی مورد نیاز است و چه کسی از آن استفاده خواهد کرد. تعاریف استاندارد، بر اساس اندازه فضا شامل فضاهای شلوغ، اتاق های جلسات متوسط و اتاق کنفرانس هیئت مدیره می باشد. این فضاها کاملاً استاندارد هستند و بسیاری از شرکت ها سیستم های کنفرانس استاندارد مختلفی را به کار برده اند.
الزامات اساسی در تجهیز اتاق کنفرانس
با توجه به ظهور فن آوری در فضای جلسات، استاندارد سازی زیادی در حال انجام است که به ویژه در فضاهای کوچک تر به ساده سازی منجر شده است.
الزامات شامل تعبیه یک یا دو صفحه نمایش، یک کدک از نوع ابزارهای پرزنتیشن، سیستم کنفرانس با سیم یا بی سیم خواهد بود. البته به یک سیستم صوتی متشکل از میکروفون، بلندگو و تقویت کننده در صورت لزوم نیاز است.
همچنین سالن های جلسات پیشرفته از امکاناتی شامل کنترل های محیطی مانند روشنایی، پرده ها و نقاط کور – این مورد معمولاً با اتاق های جلسات سطح بالا بسیار ممتاز مرتبط است– می شود.
به طور معمول، یک فضای کوچکتر یا اتاق شلوغ امکان تعبیه کنترل محیطی به غیر از یک کلید چراغ برق روی دیوار و اتصال آن به سیستم های کنترل را ندارد، در حالی که اتاق های کنفرانس سطح بالاتر می تواند مجهز به ورودی های بیشتر و گزینه کنترل های محیطی باشد.
پروژه تجهیز اتاق کنفرانس موفق
راب اسمیت در خصوص جدید ترین پروژه ای که در حال انجام آن است می گوید” برای یک شرکت بزرگ بیمه بود که شعب مختلفی در سراسر جهان با چند صد اتاق با اندازه های مختلف داشت. این یک پروژه طاقت فرسا بود، به ویژه اینکه به جای تجهیز اتاق ها به سیستم های جدید، نیاز به تجدید و نوسازی تجهیزات داشت. ساختمان های جدید چالش های خود را دارند، اما نوسازی، سطح مختلفی از مشکلات را برای رفع آن ها به ارمغان می آورد، به خصوص اینکه فضاها معمولاً در حال استفاده هستند”.
آنچه باعث موفقیت این پروژه شد ارتباط و برنامه ریزی بین تولید کنندگان، نصاب ها و مشتری نهایی درمورد آنچه در هر فضایی می خواستند انجام دهند، بود. آن ها همچنین استانداردهای شرکت را از طریق نظرسنجی کارکنان و اینکه در هر فضا چه چیزی مورد نیاز است و گفتگو درباره ساده نگه داشتن آن هدایت کردند.
نصب سیستم کنفرانس صوتی
صدا به عنوان مهمترین عامل یک کنفرانس صوتی و ویدیویی شناخته می شود. در طول زمان تمرکز اصلی بر نمایش تصویر با کیفیت خوب بوده است درحالیکه اکنون این تمرکز به صدای بهتر تغییر پیدا کرده است. زیرا شرکت ها متوجه می شوند که بدون صدا جلسه ای وجود نخواهد داشت. کیفیت تصویر ویدئو می تواند پایین باشد و جلسه هنوز هم با صدای واضحی برگزار شود. در صورتیکه با بروز مشکلات صوتی، نمی توان گفت که جلسه ادامه پیدا می کند. به عنوان یک تولید کننده سیستم های صوتی، این خبر خوبی برای ما است! اما به این معنی است که ما باید روی قابلیت اطمینان و تأمین سیستمی کار کنیم که هر روز بدون مشکل کار کند.
طراحی و قابلیت استفاده
دو موضوع موجب بهبود تکنولوژی اتاق کنفرانس شده است:
- کار با رابط کاربری ساده تر شده است، به این معنا که اکنون نیازی به داشتن یک تکنسین برای کمک به شروع جلسه نیست. با داشتن اتاق های زیاد، حضور یک تکنسین در هر جلسه این روزها عملی نخواهد بود. رابط کاربری خوب با استفاده آسان یک ضرورت برای جلسات کارآمد و مؤثر است.
- مورد دیگری که توسعه یافته است ساختن سیستم هایی است که کار می کنند و برای محیط کنفرانس طراحی شده اند، نه سیستم های صوتی و میکروفون هایی که برای مصارف دیگر طراحی شده اند.
مشارکت جهانی
همانطور که به سمتی می رویم که تکنولوژی اتاق کنفرانس تقریبا در همه جا حضور پیدا کرده است – به عبارتی جلسات بیشتری در حال برگزاری با تکنولوژی های پیشرفته است و با توجه به صرفه جویی که در هزینه ها و مسافرت های کاری در سراسر جهان می شود – باید بتوانیم تکنولوژی را برای تیم های IT قابل درک تر، مطمئن تر، با کاربری راحت تر و با اشکالات کمتر طراحی کنیم. این چشم اندازی است که تمامی شرکت هایی که در این صنعت فعالیت می کنند باید به آن توجه کنند.
در صورتی که قصد تجهیر اتاق جلسات خود را دارید، می توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما در شرکت مهندسی نواوران تحقیق بهره مند شوید.
برای خواندن مقاله اصلی اینجا کلیک کنید.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
