زمانیکه نیاز به سیستم کنفرانس صوتی در سازمان شما احساس شد بهتر است قبل از تماس با فروشندگان سیستم های کنفرانس موارد ذیل را بررسی نموده و پاسخ آنها را برای سهولت در مذاکره و نتیجه گیری سریعتر ، از قبل آماده نمایید:
سالن شما چه کاربری هایی دارد؟
بررسی اینکه در سالن کنفرانس سازمان شما علاوه بر جلسات کاری ممکن است کلاس های آموزشی ، پخش فیلم ، برگزاری مراسم عمومی و از این قبیل مراسم ها برگزار گردد، به فروشنده کمک میکند طرح مناسب تری به شما پیشنهاد دهد و بالعکس به شما نیز کمک میکند پیشاپیش سطح توقعات خود را به فروشنده گوشزد نمایید.
تعداد نفرات حاضر در سالن چند نفر است؟
حداکثر نفرات حاضر در سالن و حداکثر نفراتی که امکان صحبت کردن خواهند داشت یکی از آیتم های اساسی است که هر فروشنده ای از شما خواهد پرسید. تعداد میکروفن های کنفرانس بر این اساس تعیین میگردد.
تهیه و آماده سازی نقشه و عکس از سالن:
از هر فروشنده ای بخواهید قبل از ارائه طرح حتما از سالن شما بازدید نماید ولی قبل از آن ارائه نقشه و عکس از زوایای مختلف سالن باعث میگردد بتوانید اطلاعات بهتری در اختیار فروشندگان قرار دهید و آنها با دید بهتری طرح اولیه خود را آماده نمایند.
در خواست مشاوره از شرکت های معتبر:
بهتر است قبل از گرفتن پیشنهاد قیمت از شرکتها ، از آنها بخواهید بدون توجه به مارک و برند سیستمهای کنفرانس شما را با فناوریهای جدید این صنعت آشنا نمایند . در این صورت شما آگاهانه تر با فروشندگان مذاکره خواهید نمود و در نهایت سالن “به روزتری” خواهید داشت.
پس از بازدید و ارائه پیشنهاد فنی و مالی سیستم کنفرانس از طرف فروشندگان ، برای انتخاب بهترین طرح علاوه بر در نظر گرفتن بودجه سازمانی باید موارد زیر را هم بررسی نمایید:
– آیا فروشنده راه حل کاملی برای تجهیز سالن کنفرانس به شما ارائه داده است ؟ آیا در صورت محدودیت بودجه میتوانید آن را در چند فاز به انجام برسانید؟
-آیا هزینه های نصب و راه اندازی در قیمت های سیستم کنفرانس محاسبه گردیده است؟
-آیا سیستم کنفرانس پیشنهادی با سایر سیستم های صوتی تصویری از قبیل ویدئو کنفرانس سازگار است؟
-آیا استفاده از سیستم کنفرانس برای کاربران و اپراتورهای سازمان شما آسان است؟
-آیا فروشنده سابقه فروش و انجام پروژه های مشابه را دارد؟ ( هر چه پربارتر باشد احتمالا برای شما نیز انتخاب بهتری است!)
-آیا برند سیستم کنفرانس معرفی شده دارای وب سایت رسمی بوده ، جزوه برندهای بین المللی است و با گارانتی معتبر ارائه میگردد؟ (متاسفانه سیستم های کنفرانس بدون نام و نشان وارد بازار ایران شده و خریداران بعلت عدم آگاهی کافی فریب قیمت های ارزان آنها را میخورند.)
در نهایت با در نظر گرفتن این موارد و با بررسی سوابق فروشنده ، امید است بتوانید سالن کنفرانس خود را با جدیدترین سیستم های کنفرانس صوتی و تصویری تجهیز نمایید و جلسات پرباری در آن برگزار نمایید.
