برای دفاتر تجاری کوچک اتاق های کنفرانس معمولا چندین کاربرد دارد. از برگزاری جلسات کوچک گرفته تا جشن ها و مناسبت ها و نیز جلسات ویدئو کنفرانس که تمام اعضای شرکت را که در مکان های دیگر هستند با یکدیگر مرتبط می کند.
شما ممکن است افرادی در خارج از شرکت را برای شرکت در کنفرانس دعوت کنید. در هر صورت طراحی و دکور اتاق کنفرانس از اهمیت ویژه ای برخوردار است و نگرش افراد نسبت به شرکت تان را تغییر می دهد. اگر اتاق کنفرانس تان، اتاقی کوچک است اما می خواهید تصویر مناسبی از شرکت شما ارائه دهد باید از طراحی های خاص و رنگ های خیره کننده ای بهره ببرید البته این رنگ ها و طراحی ها نباید به گونه ای باشد که توجه شرکت کنندگان در جلسه را آنقدر به خود جلب کند که از هدف اصلی کنفرانس باز بمانند. طراحی میز و صندلی ها معمولا در اینگونه مکان ها به شیوه سنتی است.
بهره وری در اتاق کنفرانس
طراحی اتاق کنفرانس بهتر است به گونه ای باشد که افراد دسترسی های لازم را در اختیار داشته باشند. به عنوان مثال برای استفاده از لپ تاپ، پرینتر و فکس نیازی به خروج از سالن نداشته باشند. سیستم کنفرانس صوتی، میکروفن کنفرانس و در واقع تمام تجهیزات سالن کنفرانس می تواند به گونه ای طراحی شود که قابلیت جابجایی را نیز دارا باشد. می توان در این زمینه از سیستم های کنفرانس بی سیم بهره برد. همچنین می توان از اسمارت بردها یا تخته های الکترونیکی برای انتقال مفاهیم و اطلاعات بهره مند شد.
طراحی فرم ظاهری میز
در میان انتخاب هایی که برای طراحی میز اتاق کنفرانس موجود است می توان از میز به شکل U یاV استفاده کرد. شما همچنین می توانید از فرم میزهای کلاس درس که معمولا در هتل ها هم استفاده می شود بهره ببرید، میزهایی به شکل مستطیل های کوچک که زاویه دید شرکت کنندگان در جلسه به سمت سخنران است. ۲ یا ۳ نفر دور هر میز می نشینند و این نکته باعث می شود شرکت کنندگان به راحتی اتاق را ترک کرده و دوباره به اتاق برگردند. طراحی سیستم کنفرانس در اینگونه شرایط بسیار جالب و مورد توجه خواهد بود.
تهیه امکانات
تهیه یک بوفه و یخچال کوچک در اتاق کنفرانس این امکان را فراهم می کند که افراد به نوشیدنی و اسنک طی برگزاری جلسه دسترسی داشته باشند. در کنار میکروفن کنفرانس میتوان مکان کوچکی برای قرار دادن ظروف و لیوان تعبیه کرد.
پشتیبانی و خدمات
هر کسی که تا به حال از یکی از مظاهر تکنولوژی طی برگزاری کنفرانس ها بهره برده از احتمال خرابی سیستم ها طی جلسه نگران است. در این جلسات ممکن است صدا به گونه ای که مطلوب است از میکروفن سیستم کنفرانس پخش نشود. در اینگونه موارد لاازم است پشتیبانی های لازم از سوی متخصصین آشنا به تجهیزات سیستم کنفرانس ارائه شود.
